اتفاقات روزمره ، اخبار مهم و دیگر مطالب میهن وب هاست را می توانید در این قسمت مطالعه کنید

ممکن است روزانه ایمیل های زیادی دریافت کنید. این مورد می تواند پیگیری وظایف و مدیریت روال کاری را دشوار کند. با این حال، رسیدگی به ایمیل‌ها نباید دردسرساز شود. در واقع، این امکان وجود دارد که صندوق ورودی جیمیل خود را در کمتر از 15 دقیقه به صفر برسانید و به Inbox Zero در Gmail دست پیدا کنید.

تصویر(1)

شما نمی‌توانید از دریافت ایمیل‌های جدید جلوگیری نمایید اما می‌توانید آنها را سازماندهی کنید. در این مقاله، نحوه سازماندهی صندوق ورودی جی میل را طبق روش Andreas Klinger مشاهده خواهید کرد. این رویکرد موجب می شود تا کارآمدتر، سازنده و به طور کلی در کار خود موفق باشید.

Inbox Zero در Gmail چیست؟

Inbox Zero رویکردی برای مدیریت ایمیل است که هدف آن خالی نگه داشتن یا حداقل نگه داشتن صندوق ورودی می باشد. این رویکرد تلاش می کند تا با هجوم ایمیل هایی که صندوق‌ ورودی (Inbox) را پر می‌کنند و دریافت کنندگان را تحت فشار قرار می‌دهند، مقابله نماید.

نحوه دستیابی به Inbox Zero در Gmail

قبل از پرداختن به موضوع اصلی، اصول اولیه صندوق ورودی جیمیل را مرور کنید:

• شما چندین صندوق ورودی را در Gmail راه‌اندازی می‌کنید و به هر یک از آنها نامی اختصاص می‌دهید، مانند "نیاز به اقدام/پاسخ"، "در انتظار پاسخ" و غیره.
• صندوق ورودی عمومی شما در سمت چپ ظاهر می‌شود و صندوق‌های ورودی برچسب‌دار شما، که Gmail آنها را "panes" می‌نامد، در سمت راست ظاهر می‌شوند، مانند تصویر زیر:

تصویر(2)

• برای علامت‌گذاری ایمیل های مهم، می توانید ستاره زردی که در کنار ایمیل ها وجود دارد را انتخاب کنید. ستاره‌ها و نمادهای رنگی دیگر مانند علامت تعجب و سوال نیز در Gmail موجود هستند. جی میل این نمادها را "ستاره های خاص" می نامد. در این روش، هر بخش با یک ستاره خاص متفاوت نشان داده می شود.
• هر بار که یک ایمیل جدید در صندوق ورودی خود دریافت می کنید، باید:
  • فورا به آنهایی که می توانید پاسخ دهید. برای ایمیل هایی که می‌خواهید آنها را با "در انتظار پاسخ" یا "تخصصی" علامت گذاری کنید، ستاره مناسب را انتخاب نمایید.
  • ایمیل‌هایی را که باید بعدا به آنها رسیدگی کنید، با ستاره ویژه مناسب، علامت‌گذاری نمایید.
  • مواردی که نیاز به پیگیری ندارند یا در حال حاضر مهم نیستند را بدون ستاره بایگانی کنید یا به طور کامل حذف نمایید.
• در پایان همه موارد را بایگانی کنید. به این ترتیب، صندوق ورودی شما صفر می‌ماند.

در ادامه نحوه تنظیم این مورد و دستیابی به Inbox Zero در Gmail آورده شده است.

راهنمای گام به گام رسیدن به Inbox Zero در جی میل

مرحله 1: برای آماده سازی صندوق ورودی جدید خود آماده شوید

برای اینکه کل این فرآیند درست عمل کند، باید تب های Social و Promotions را غیرفعال کنید.

در "Settings" به تب "Inbox" مراجعه و موارد زیر را انجام دهید:

• "Inbox Type" را به "Default" تغییر دهید.
• صرفا "Primary" را انتخاب کنید.
• در ادامه "No Markers" را علامت گذاری نمایید.
• "Use my past actions…" یا "Don't use my actions...." را انتخاب کنید.
• در ادامه "Don't Override Filters" را انتخاب نمایید.

تصویر(3)

تصویر(4)

• روی "Save Changes" کلیک کنید تا جی میل به‌طور خودکار مجددا لود شود.

مرحله 2: تراکم نمایش صندوق ورودی خود را فشرده کنید

روی نماد چرخ دنده کلیک کرده و از منوی کشویی "Compact" را انتخاب کنید.

مرحله 3: Multiple Inboxes را فعال کنید

روی نماد چرخ دنده و سپس "See all settings" کلیک کرده و از تب "Inbox" گزینه    "Inbox Type"، گزینه "Multiple Inboxes" را فعال کنید.

تصویر(5)

در پایین صفحه روی "Save Changes" کلیک کنید تا تنظیمات ذخیره شود.

مرحله 4: ستاره های ویژه مناسب را روشن کنید

در "Settings" به تب "General" مراجعه کرده و با اسکرول به پایین قسمتی با عنوان "Stars"را مشاهده کنید. ستاره هایی را که می خواهید برای pane ها استفاده شوند را اضافه نمایید.

اگر به طور مکرر از اپلیکیشن تلفن همراه Gmail استفاده می کنید، کلینگر پیشنهاد می کند از ستاره زرد پیش فرض برای اقدامات مهم بهره ببرید زیرا این مورد تنها ستاره ویژه ای است که توسط اپلیکیشن تلفن همراه پشتیبانی می شود.

در حالی که هنوز در تب "Inbox" هستید، می توانید "Maximum page size" را روی مقدار موردنظر تنظیم کنید و آن را ذخیره نمایید.

تصویر(6)

روی "Save Changes" کلیک کنید تا به صندوق ورودی خود بازگردید.

دستیابی به صندوق ورودی صفر یا Inbox Zero در Gmail

هر کاری که تا این لحظه انجام داده اید این است که خودتان را برای دستیابی به صندوق ورودی خالی آماده نمایید. در حال حاضر، احتمالا صدها، شاید هزاران ایمیل در صندوق ورودی شما وجود دارد.

دو یا سه صفحه اول صندوق ورودی خود را مرور کنید

با هر ایمیل یکی از سه کار زیر را انجام دهید:

• ایمیل را با یک ستاره خاص علامت گذاری کرده و سپس بایگانی کنید. با این کار ایمیل موردنظر هم از صندوق ورودی عمومی شما حذف می شود و هم به قسمت مربوطه منتقل می گردد.
• بدون استفاده از ستاره خاصی ایمیل را بایگانی کنید. این کار ایمیل را ذخیره می کند و از صفحه اصلی پنهان می نماید. 
• آن را حذف کنید.

یکی از بهترین بخش‌های مربوط به ستاره‌های خاص (برخلاف برچسب‌ها) این است که نیازی نیست ایمیل را باز نمایید یا پس از طی چندین مرحله آن را با یک ستاره خاص علامت‌گذاری کنید. در عوض، به سادگی می توانید روی ستاره خالی کنار نام فرستنده کلیک نمایید. چند ثانیه طول می کشد اما آن ایمیل به قسمت مربوطه انتقال داده می شود. 

هنگامی که چند صفحه اول صندوق ورودی خود را مرور کردید و متوجه شدید که ایمیل مهم تری ندارید، نوبت به سایر ایمیل ها می رسد.

سایر موارد را بایگانی کنید

با کلیک کردن روی کادر بالا سمت چپ، همه ایمیل‌های خود را انتخاب کنید (شماره1). با انتخاب عبارت "Select all xxxx conversations in Inbox" (شماره2) تایید نمایید که منظور شما تمامی ایمیل ها می باشد و نه صرفا ایمیل های موجود در صفحه فعلی. سپس روی آیکون "Archive" (شماره3) در بالای صفحه کلیک کنید.

تصویر(7)

جمع بندی

با پشت سر گذاشتن مراحل فوق، به راحتی می توانید به Inbox Zero در Gmail خود دست یابید و ایمیل‌ها مانند گذشته از دست نمی‌روند. از این روش برای مرتب کردن صندوق ورودی و سازماندهی بهتر ایمیل های خود استفاده کنید.