10 نکته مهم برای افزایش کارایی Trello
مقاله

10 نکته مهم برای افزایش کارایی Trello

ترلو برنامه ای کاربردی، با کارکردی آسان و مشارکتی است. در بین برنامه های مشابه از رتبه قابل قبولی برخوردار است و به شما این امکان را می دهد تا با استفاده از بردها، کارتها و لیست ها، پروژه ها را اولویت بندی و سازماندهی کنید. کاربران می توانند از طریق این برنامه لینکها، نظرات، چک لیست ها و موعد مقرر پروژه ها و کارها را اضافه کنند.

کاربردهای ویژه برای بهره وری بیشتر از ترلو شامل موارد زیر می باشد:

  • تبدیل spreadsheets به کارت
  • ایجاد یک گردش کاری
  • استفاده از lable های مناسب
  • ویژگی مرتب سازی کارتها
  • افزودن کارتهای جدید
  • تبدیل ایمیل به کارهای Trello
  • میانبرهای هوشمندانه صفحه کلید
  • برجسته کردن بردهای محبوب
  • اتصال کارت ها 
  • ترفندهای کشیدن و رها کردن

ایجاد کارت ها از Spreadsheets

اگر قبلاً از Spreadsheets برای سازماندهی پروژه های خود استفاده می کردید، انتقال به Trello کار دشواری نبوده و نیازی به شروع از ابتدا نیست.

  • می توانید یک ستون spreadsheet را با یک کپی و paste ساده به کارت Trello تبدیل کنید.

تصویر(1)

  • وقتی لیستی را در کارت Trello جای گذاری می کنید، از شما سوال می شود که آیا می خواهید موارد موجود در لیست، در یک کارت باشد یا کارت های جداگانه؟

تصویر(2)

در زمان انتقال از یک لیست به spreadsheet، می توانید برای هر مورد کارت متفاوتی ایجاد کنید.

ایجاد یک گردش کار 

گردش کار فرآیندی برای انجام وظایف یک پروژه از آغاز تا پایان است. به عنوان مثال، تصور کنید در حال برنامه ریزی برای یک شام مهمانی هستید، اگر هر آنچه را که باید انجام دهید از قبل برنامه ریزی نکنید ممکن است بخشی از تدارکات مهمانی خود را از دست بدهید. این کارها بخشی از گردش کار شما هستند. در زیر چند نمونه از گردش کار آورده شده است که می توانید برای بهره وری بیشتر در تجارت خود استفاده کنید.

  •  To-Do, Doing, Done 

این یک گردش کار ساده است که کارهایی که باید انجام دهید، آنچه در حال حاضر روی آن کار می کنید و آنچه انجام شده را دنبال می کند. استفاده از یک گردش کار مانند پیگیری پروژه ای را که چندین وظیفه دارد بسیار آسان تر می کند. دنبال کردن یک برد خیلی راحت از پیگیری برنامه ها بر روی یک کاغذ یا در ذهن است. حتی می توانید برای پیگیری و فراموش نکردن هر کار، یک لیست برای کارهایی اضافه کنید که لزوماً لازم نیست فوراً انجام شوند.

تصویر(3)

استفاده از گردش کار برای:

  • پیگیری پیشرفت
  • لیست و بخش بندی کردن وظایف
  • همکاری با اعضای تیم
  • سازماندهی پروژه های بسیار پیچیده 

گردش کار همه موارد را در یک مکان نگه داشته و برای کسانی که مسئول انجام صحیح و به موقع کار هستند قابل دسترسی می باشد. با اتصال Chanty team chat میتوانید بهره وری کار خود را افزایش دهید تا در صورت انجام یک عمل خاص در Trello، به کل تیم شما نیز اطلاع داده شود. این اعلان ها می تواند موارد زیر را شامل شود:

  • کارت جابجا می شود
  • نظر جدیدی درج می شود
  • یک عمل به عنوان کامل شده علامت گذاری می شود
  • کارت جدیدی ایجاد می شود

از برچسب ها به طور موثر استفاده کنید

استفاده از برچسب در ترلو، لایه ای از داده های بصری کدگذاری شده و رنگی را به کارتهای صفحه شما اضافه می کند. 

تصویر(4)

استفاده از برچسب ها برای:

  • سازماندهی گروهی کارتها
  • تقسیم بندی کارت ها 
  • هایلایت کردن و اولویت بندی کارها
  • فعال کردن قابلیت جستجو و فیلتر کردن

به هر برچسب یک اسم اختصاص دهید

تخصیص نام به هر برچسب برای شناسایی آسان کارت ها کارآمد می باشد. وقتی روی کارت کلیک می کنید، هر شخصی که به برد دسترسی داشته باشد می تواند رنگ آن کارت را مشاهده نماید. بر روی هر برچسب در برد کلیک کنید تا نام همه برچسب ها نشان داده شود.

درج یا حذف برچسب برای کارت ها 

روش های مختلفی برای ویرایش برچسب روی کارت وجود دارد از جمله:

  • کارت را باز کرده، گزینه labels را انتخاب کرده و تغییرات خود را انجام دهید.
  • آیکون ویرایش را که هنگام قرار گرفتن روی هر کارت در Trello نشان داده می شود، انتخاب کنید و آنچه را می خواهید تغییر دهید ویرایش نمایید.
  • برای باز کردن labels، روی هر کارت کلیک کرده و کلید L را روی کیبورد رایانه خود فشار دهید.

باقی میانبر ها به ترتیب نشان دادن برچسب ها در منو، مربوط می شود. موقعیت اول 1، موقعیت دوم 2 و به همین ترتیب در پایین labels قرار می گیرد.

تصویر(5)

سریعترین راه برای افزودن یا حذف برچسب در یک برد، قرار دادن موس بر روی کارت و کلیک بر روی شماره کلیدی است که با موقعیت برچسب در منو مطابقت دارد.

کارتها را در یک لیست مرتب کنید

اگر می خواهید کارهایی را که به زودی قرار است انجام دهید و یا کارهایی که در حال انجام آن هستید، در یک لیست مرتب کنید، می توانید براساس معیارهای خاصی مانند تاریخ سررسید و تاریخ ایجاد شده مرتب سازی را انجام دهید.

  • سه نقطه افقی را در گوشه سمت راست بالای منو پیدا کنید. بر روی Sort کلیک کرده و گزینه مورد نظر خود را انتخاب کنید.

به خاطر داشته باشید که تنها با توجه به گزینه های موجود، امکان مرتب سازی کارت ها وجود دارد. به عنوان مثال، اگر در کارت های خود موعد مقرر (due date) نداشته باشید، نمی توانید از آن برای مرتب سازی استفاده کنید.

کارتهای جدید را در هر جایی از لیست خود اضافه کنید

اگر می خواهید کارتی را در بالای لیست اضافه کنید، جای نگرانی نیست. لازم نیست آن را از پایین لیست به بالای لیست بکشید. در عوض، می توانید بین دو کارت در هر لیست دوبار کلیک کنید تا یک کارت جدید اضافه کنید یا می توانید در پایین لیست یک کارت اضافه کرده و از گزینه Move برای تغییر موقعیت استفاده نمایید.

تبدیل ایمیل ها به کارت های Trello 

یکی از مزایای استفاده از ترلو برای مدیریت پروژه این است که از ارسال ایمیل های متعدد بین اعضای تیم یا مشتریان پرهیز کنید.

به عنوان مثال، به جای کپی کردن از Gmail به کارهای Trello، می توانید ایمیل ها را مستقیماً از طریق ایمیل یا صندوق ورودی Gmail خود به کارت تبدیل کنید.

  • همه بردهای Trello دارای یک آدرس ایمیل منحصر به فرد هستند. برای یافتن آن، از گوشه سمت راست بالای صفحه خود بر روی Show Menu کلیک کنید.
  • سپس more را انتخاب کرده و بر روی گزینه Email-to-board Setting کلیک کنید.

تصویر(6)

پس از دانستن آدرس ایمیل منحصر به فرد یک برد، می توانید هر ایمیلی را به آن فوروارد کنید. Trello به طور خودکار از محتوای ایمیل، یک کارت ایجاد می کند.

نکته دیگری که شاید ندانید این است که کارت ها نیز آدرس ایمیل منحصر به فرد خود را دارند. می توانید هر نامه الکترونیکی را به آن آدرس فوروارد کنید. در آنجا به صورت خودکار به یک نظر در کارت تبدیل می شود. این امر مخصوصاً زمانی مفید است که ایمیل های زیادی از اعضای تیم دریافت میکنید.

تصویر(7)

کلید های میانبر صفحه کلید

استفاده از کلید های میانبر میتواند زمانی را که صرف میکنید، کاهش و کارایی شما را هنگام استفاده از Trello افزایش دهد.

  • برای یافتن میانبرها، روی عکس نمایه در گوشه سمت راست بالای صفحه خود کلیک کرده و سپس روی Shortcuts کلیک کنید.

میانبرهای زیادی برای صرفه جویی در وقت شما وجود دارند، مانند:

  • Due Date
  • Navigate Cards
  • Focus Search Box
  • Open Card
  • Edit Title
  • Clear All Filters

بردهایی که بیشتر استفاده میکنید را هایلایت نمایید 

اگر با تیم های زیادی کار می کنید و چندین board دارید، ممکن است پیدا کردن بردهایی که بیشتر از همه استفاده می کنید کار دشواری باشد. کافی است به برد مد نظر خود رفته و بر روی دکمه Star کلیک کنید. این قابلیت، برد شما را به بخش Starred Boards در بخش Boards (گوشه بالا سمت چپ) اضافه می کند.

تصویر(8)

بردهایی که به عنوان ستاره دار انتخاب میکنید در بالای لیست طولانی برد های شما قرار خواهند گرفت.

اتصال کارت ها 

در مواقعی که با Trello کار می کنید زمان هایی وجود دارد که بخواهید بین یک یا چند کارت در همان برد یا حتی یک کارت از برد دیگر ارتباط برقرار کنید.

  • روی کارت مورد نظر برای اتصال کلیک کنید، سپس روی Attachment کلیک کرده تا گزینه Trello را مشاهده نمایید..
  • سپس خواهید دید که می توانید کارت یا بردی را که می خواهید به آن متصل شوید جستجو کنید.

هنگامی که یک برد یا کارت را در قسمت پیوست انتخاب می کنید، یک عکس لحظه ای از کارت پیوست شده مشاهده خواهید کرد از جمله:

  • عنوان
  • تاریخ سررسید
  • هر نماد دیگری که در جلوی کارت پیوست شده باشد
  • این کارت در کدام تابلو و لیست قرار داشت

اگر روی تصویر کلیک کنید، Trello شما را مستقیماً به آن کارت می برد.

اتصال بین کارتها 

  • اگر می خواهید بین دو کارت لینک ایجاد کنید، گزینه Connect cards را انتخاب نمایید. سپس ترلو از شما می پرسد که آیا می خواهید این دو کارت را به هم ربط دهید؟
  • وقتی روی Relate both Options کلیک کنید، لینکی بین این دو کارت ایجاد خواهید کرد. سپس می توانید بین کارتهای متصل سوییچ کنید.
  • یک نماد جدید در جلوی هر دو کارت نشان داده می شود که نشان دهنده وجود لینک Trello است. سایر پیوست ها با یک نماد گیره کاغذی مشخص می شوند.
  • همچنین می توانید یک برد کامل را به یک کارت در یک صفحه دیگر متصل کنید. تعداد کل لینکهای هر کارت با تعداد کارتهای Trello یا بردهایی که لینک کرده اید، در قسمت جلوی کارت شناسایی می شوند.

Drag & Drop ( کشیدن و رها کردن )

عملکرد کشیدن و رها کردن Trello جابجایی کارت ها در برد را بسیار آسان می کند. کارت را کلیک کنید و آن را روی همان لیست یا یک لیست دیگر به بالا یا پایین بکشید.

با کلیک و کشیدن، لیست ها نیز می توانند به همان طریق به یک مکان متفاوت در یک برد منتقل شوند.

  • به عنوان مثال، به صفحه نمونه بالا "انجام کار، در حال انجام، انجام شده" نگاهی بیندازید. وقتی شروع به "انجام" یک "کار" می کنید، آن را به "در حال انجام" بکشید.
  • پس از اتمام کار، آن را به سمت "انجام شده " بکشید.

تصویر(9)

اگر تا کنون از ترلو استفاده نکرده اید، یک ابزار مهم را از دست داده اید. ترلو یک ابزار بسیار قدرتمند و بصری برای مدیریت پروژه و کار است.

اشتراک گذاری:

نظرات

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *