ویرایشگر آنلاین Google Sheets یکی از بهترین ابزارهایی است که می توانید برای ذخیره داده ها، پیگیری عملکرد، ایجاد داشبورد و گزارش، از آن استفاده کنید. ویرایشگر آنلاین Google Sheets مزایای بسیاری دارد اما استفاده از آن ممکن است برای افراد مبتدی کمی دشوار به نظر برسد، خصوصا زمانی که نیاز به ایجاد یک گزارش بازاریابی یا داشبورد در زمان اندک باشد. در این مقاله، مزایای ویرایشگر آنلاین Google Sheets و برخی از اصول اولیه کار با آن، آورده شده است.
ویرایشگر آنلاین Google Sheets برای چه مواردی استفاده می شود؟
Google Sheets یک نرم افزار صفحه گسترده آنلاین است که به شما این امکان را می دهد تا حجم زیادی از داده ها را سازماندهی کرده، گزارش های سفارشی سازی شده ایجاد کنید، محاسبات را به صورت خودکار انجام دهید و با سایر افراد، تعامل داشته باشید. این ابزار بخشی از خدمات ارائه شده Google Workspace می باشد.
مزایای ویرایشگر آنلاین Google Sheets در بازاریابی
بازاریاب ها افرادی هستند که به داده ها و اطلاعات اهمیت می دهند. آن ها برای بازگشت سرمایه، سود حاصل از فروش و موارد دیگر، معیارهای مختلف را مورد توجه قرار داده و در نهایت میزان پیشرفت و سودآوری را گزارش می دهند.
نگهداری این اعداد می تواند دشوار باشد. در چنین مواقعی، صفحات گسترده به کار گرفته می شوند. با یک صفحه گسترده سازماندهی شده، بازاریاب ها می توانند به سرعت مجموعه ای از داده ها را تجزیه و تحلیل کرده و تصمیمات هوشمندانه و آگاهانه تری بگیرند.
اکسل توسط مایکروسافت در سال 1987 معرفی شد و سالها ابزاری برای ساخت صفحات گسترده بود اما زمانی که Google Sheets، به عنوان یک ابزار مبتنی بر همکاری و بر پایه ابر در سال 2012 معرفی گردید، بسیاری از کاربران به این منبع جدید و رایگان روی آوردند.
مزایای استفاده از ویرایشگر آنلاین Google Sheets در بازاریابی:
- مبتنی بر ابر: صفحات گسترده مبتنی بر ابر، به طور خودکار از طریق یک سرور کنترل راه دور، ذخیره و نگهداری می شوند. کاربر می تواند به صورت آنلاین از هر مکان و در هر زمانی، به آن دسترسی پیدا کند. لازم به ذکر است که Google Sheets به صورت آفلاین نیز در دسترس می باشد.
- رایگان: ویرایشگر آنلاین Google Sheets صدرصد رایگان است.
- سازگاری با تمامی دستگاه ها: بازاریاب ها ممکن است در طول روز از چندین دستگاه و سیستم مختلف استفاده کنند. Google Sheets این امکان را فراهم کرده است که این جابه جایی برای همه آسان شود. میتوانید از دستگاههای مختلف، مانند تلفن هوشمند، تبلت و رایانه خود به اطلاعات Google Sheet دسترسی یافته و آنها را ویرایش نمایید.
- افزونه ها در دسترس هستند: افزایش عملکرد و انعطافپذیری افزونه ها باعث میشوند این ابزار صفحهگسترده، کارآمد تر و قدرتمندتر گردد.
ممکن است این سوال به وجود بیاید که تفاوت بین Google Sheets و Excel در چیست؟ پاسخ آن قیمت، انعطاف پذیری و قابلیت همکاری می باشد.
اکسل نیاز به تهیه اشتراک دارد که هزینه آن حدود 130 دلار می باشد اما Google Sheets برای تمامی افرادی که دارای حساب Google هستند، رایگان است. از نظر کارایی نیز در اکسل پس از ویرایش هر بخش، نیاز به ذخیره سازی می باشد اما در Google Sheets به طور خودکار تغییرات ذخیره می شوند. تفاوت بعدی، مبحث انعطاف پذیری است، از آنجایی که Google Sheets توانایی ادغام بالایی دارد، اغلب انعطاف پذیرتر از Excel می باشد.
شرایط متداول ویرایشگر آنلاین Google Sheets
در ادامه برخی از اصطلاحات رایج Google Sheets آورده شده است:
- Column یا ستون ها، مجموعه سلول های عمودی هستند.
- Row یا ردیف ها، مجموعه سلول های افقی می باشند.
- Cell یا سلول، به کوچکترین واحد اطلاعات در Google Sheet گفته می شود.
- Range یا محدوده، به مجموعه ای از سلول ها در یک ستون، ردیف یا هر دو اشاره دارد.
- Function یا تابع، به عملیات داخلی Google Sheet گفته می شود که می توان برای محاسبه سریع مقادیر، دستکاری داده ها و موارد دیگر، از آن استفاده کرد.
- Formula یا فرمول ها، توابع، ردیفها، سلولها، ستونها و محدودهها را ترکیب میکنند تا یک نتیجه نهایی به دست آید.
نحوه استفاده از Google Sheets
در ادامه به موارد پیشرفته تری از Google Sheets پرداخته خواهد شد.
آشنایی با نوار ابزار ویرایشگر آنلاین Google Sheets
یکی از اقداماتی که در ابتدا لازم است انجام دهید، تسلط بر نمادهای درج شده در نوار ابزار Google Sheets می باشد. آشنایی با این آیکون ها به شما کمک می کند تا بیشترین بهره را از آن ها ببرید و با استفاده از میانبرها، در زمان صرفه جویی کنید. برای آشنایی با برخی از نمادهای اصلی و کارایی آنها در نوار ابزار، به تصویر زیر توجه نمایید.
تصویر(1)
نحوه ایجاد یک صفحه گسترده جدید
برای ایجاد یک صفحه گسترده جدید، Google Sheets را باز کرده و به مسیر زیر مراجعه کنید:
File > New > Spreadsheet
تصویر(2)
پس از ایجاد صفحه گسترده جدید، می توانید داده ها را به آن اضافه نمایید. اگر قصد دارید روی اطلاعات موجود در یک صفحه گسترده اکسل کار کنید، باید دادههای آن را در Google Sheet جدید خود import یا درون ریزی نمایید.
تصویر(3)
طبق تصویر فوق، می توانید فایل خود را آپلود نمایید. با این کار، فایل موردنظر به Google Sheet تبدیل می گردد.
اشتراک گذاری و محافظت از داده ها
در هنگام شروع به کار با صفحه گسترده Google Sheet، لازم است تا با نحوه اشتراکگذاری و محافظت از دادهها آشنا شوید. اطلاعات وارد شده به طور خودکار ذخیره می شوند. می توانید فایل خود را با دیگران به اشتراک گذاشته و به آنها دسترسی های لازم جهت ویرایش فایل یا درج کامنت را بدهید.
جهت اشتراک گذاری فایل:
- به منوی "File" سپس "Share" مراجعه کرده یا صرفا روی دکمه "Share" سبز رنگ موجود در گوشه سمت راست بالا، کلیک نمایید.
تصویر(4)
- آدرس ایمیل افرادی که قصد دارید صفحه گسترده را با آنها به اشتراک بگذارید، وارد کنید.
- سطوح دسترسی مانند "Viewer"،"Editor" یا "commenters" را انتخاب نمایید.
تصویر(5)
- سپس روی "Setting" (علامت چرخ دنده) کلیک کرده و شرایط مد نظر خود را انتخاب کنید.
تصویر(6)
شرح گزینه ها به صورت زیر است:
- Editors: نقش کاربری Editor می تواند سطوح دسترسی را تغییر دهد یا اطلاعات را به اشتراک بگذارد.
- Viewers و commenters: نقش کاربری Viewer و commenters می توانند دانلود، پرینت و کپی انجام دهند.
جهت محافظت از داده ها:
- به "Data" و سپس گزینه "Protected Sheets and Ranges" مراجعه کنید.
تصویر(7)
- جهت محافظت از کل صفحه"Sheet" و در غیر این صورت "Range" را انتخاب نمایید.
تصویر(8)
- در صورت انتخاب Range، داده هایی که قصد محافظت از آن ها را دارید، مشخص نمایید.
- روی "Set Permissions" کلیک کنید.
تصویر(9)
- در پنجره باز شده می توانید با فعال کردن گزینه اول، نمایش هشدار خطا به اشخاصی که سعی در ویرایش یا سفارشی کردن دسترسی های تنظیم شده را دارند، فعال نمایید. همچنین با انتخاب گزینه دوم طبق تصویر زیر، می توانید دسترسی ها را به کاربرانی خاص محدود کنید.
تصویر(10)
سازماندهی داده ها در ویرایشگر آنلاین Google Sheets
Google Sheets ابزاری قدرتمند جهت نگهداری حجم بالایی از داده ها می باشد. در نتیجه هرچه دادههای بیشتری داشته باشید، یافتن آنها بدون داشتن فیلتر مناسب، سخت تر می شود. Google Sheets دارای چندین فیلتر است و به شما این امکان را می دهد تا راحت تر بتوانید به داده های مدنظر خود دسترسی پیدا کنید.
نحوه مخفی کردن داده ها
گوگل به شما این دسترسی را می دهد که بتوانید تمامی سطرها یا ستون ها را مخفی کنید. این ویژگی در زمان اشتراک گذاری و کنترل میزان نمایش داده ها، مفید خواهد بود. برای انجام این کار، روی ستونی که قصد مخفی کردن آن را دارید کلیک راست کرده، سپس گزینه "Hide Column" را انتخاب کنید.
تصویر(11)
هنگامی که یک ستون را مخفی می کنید، دو فلش روی ستون های قبلی و بعدی آن ظاهر می شود. برای بازگرداندن ستون مخفی شده، روی آنها کلیک نمایید.
تصویر(12)
نحوه ثابت نگه داشتن سطرها و ستون ها
ثابت نگه داشتن یا Freezing یک ردیف یا ستون شناور، هنگام پیمایش در صفحه، داده های آن فیلدها را در محدوده دید شما نگه می دارد. به عنوان مثال، اگر از اولین سطر برای علامت گذاری ستون های خود استفاده کرده اید، می توانید آن را ثابت کرده تا در حین پیمایش، مجبور به بازگشت یا به خاطر سپردن سطر نباشید.
جهت ثابت کردن یک ردیف، مطابق مسیر زیر پیش بروید:
View > Freeze > 1 row (یا up to rows X)
تصویر(13)
برای ستون ها نیز می توانید تنظیمات مشابهی را اعمال کنید.
مسیر تنظیمات به صورت زیر خواهد بود:
View > Freeze > 1 column (یا up to column X)
نحوه فیلتر کردن داده ها
فیلترها به شما این امکان را می دهند تا با توجه به معیار های مدنظر خود، داده ها را طبقه بندی نمایید.
جهت تنظیم فیلتر، از منوی "Data" سپس "Create a Filter" را انتخاب کنید.
تصویر(14)
پس از آن، روی نماد قیف ظاهر شده روی ستون کلیک کرده و سپس فیلتر موردنظر خود را بر اساس شرایط، مقادیر یا ترتیب الفبا و عددی، تنظیم کنید.
تصویر(15)
نحوه راه اندازی و استفاده از Google Sheets به صورت آفلاین
اگر نیاز دارید تا از ویرایشگر آنلاین Google Sheets به صورت آفلاین استفاده کنید، کافی است مراحلی که در ادامه مقاله ذکر شده را دنبال کرده تا دسترسی آفلاین به صفحات گسترده خود را فعال نمایید.
به یاد داشته باشید:
- لازم است تا به اینترنت متصل باشید.
- از مرورگر Google Chrome استفاده کنید.
- افزونه کروم Google Docs Offline را نصب و فعال نمایید.
- مطمئن شوید که فضای خالی کافی جهت ذخیره فایل ها در سیستم شما موجود است.
پس از اطمینان از شرایط فوق:
- Chrome را باز کنید و مطمئن شوید که به اکانت گوگل خود وارد شده اید.
- به آدرس drive.google.com/drive/settings مراجعه نمایید.
- کادر کنار "Create, open and edit your recent Google Docs, Sheets and Slides files on this device while offline" را علامت بزنید.
تصویر(16)
نکات مربوط به Google Sheets
اکنون که اصول اولیه کار با ویرایشگر آنلاین Google Sheets را آموخته اید، در ادامه چند نکته که می تواند به شما در افزایش بهره وری از این ابزار کمک کند، آورده شده است.
قالب بندی شرطی و Heatmaps
قالب بندی یا Formatting شرطی، این گونه است که براساس شرایطی خاص و از پیش تعیین شده، یک سلول را به طور خودکار قالب بندی می کند. به عنوان مثال، در صورت وارد کردن مقدار زیر 100 در یک سلول، خطا ثبت شود و رنگ آن به قرمز تغییر نماید. Heatmap ها نیز عملکردی مشابه قالب بندی شرطی دارند و علائم رنگی را روی سلولها اعمال میکنند. به گونه ای که مقادیر بزرگتر از حد تعیین شده تیرهتر و مقادیر کمتر، روشنتر می شوند.
تصویر(17)
این ویژگی به شما امکان می دهد تا مقادیر را براساس طیف رنگی مشاهده و روی گزینه های موردنظر، تمرکز کنید.
تصویر(18)
فرمول های آرایه ای
فرمول های آرایه ای می توانند چندین محاسبه را به صورت همزمان انجام داده و بر اساس آنها، خروجی تحویل دهند. اکثر فرمول ها هر مرحله را به طور مستقل انجام می دهند. برای مثال، یک ردیف را جمع کرده و سپس آن را به مجموع ردیف بعدی، اضافه می کنند. با استفاده از آرایه ها، محاسبات بسیار کارآمدتر می شوند و در زمان کار با حجم زیادی از داده ها، به شما کمک خواهند کرد.
ماکروها
ابزار ماکرو به این صورت است که مجموعه ای از مراحل و دستوراتی که قصد دارید در Google Sheets به صورت دوره ای انجام شود را ثبت میکند. به عنوان مثال، اگر هر ماه با مجموعه ای از داده های جدید کار میکنید و هر بار باید آنها را همانند قبل مرتب نمایید، میتوانید یک ماکرو ثبت کرده و از Google بخواهید تا این کار را برای شما انجام دهد.
10 فرمول از ویرایشگر آنلاین Google Sheets که لازم است بدانید
هنگامی که پس از وارد کردن داده های خود، نیاز داشتید که محاسباتی در کمترین زمان ممکن انجام دهید، فرمولها میتوانند به شما در یافتن پاسخهای موردنیاز، یاری کنند. در ادامه چند فرمول متداول Google Sheets برای سرعت بخشیدن به تجزیه و تحلیل داده ها، آورده شده است.
1. SUM
این فرمول تمام مقادیر را در محدوده انتخاب شده جمع می کند:
=SUM(range)
2. AVERAGE
این فرمول میانگین مقادیر را در یک محدوده محاسبه می کند:
=AVERAGE(range)
3. FILTER
یک نسخه فیلتر شده از محدوده انتخابی را نشان می دهد و ردیفها یا ستونهایی که شرایط مشخصشده را دارا باشند به نمایش می گذارد. این فرمول می تواند در زمان تقسیم بندی داده ها بر اساس سال یا ماه، مفید باشد.
FILTER(range, condition1, [condition2])
4. FIND
این فرمول، موقعیت مکانی داده های وارد شده را در متن نمایش می دهد. فرمول Find به حروف بزرگ و کوچک حساس می باشد.
FIND(search_for, text_to_search, [starting_at])
5. COUNTIF
شمارش شرطی را در یک محدوده انجام می دهد.
=COUNTIF(range, criterion)
6. CONCATENATE
این فرمول به شما امکان می دهد تا مقادیر چندین سلول را در یک سلول ترکیب کنید، به عنوان مثال، نام و نام خانوادگی را در یک سلول نمایش دهید.
=CONCATENATE(Value1, “ ”,Value2)
7. VLOOKUP
تابع VLOOKUP عبارت جستجو شده را در سلولهای محدودهی سرچ پیدا کرده و مقداری که روبروی آن در یکی از ستونهای بعدی قرار گرفته است را برمیگرداند.
=VLOOKUP(search_key, range, index, [is_sorted]).
8. SPLIT
این فرمول، متن را با توجه به یک کاراکتر یا رشته مشخص، تقسیم کرده و هر قطعه را در یک سلول جداگانه در همان ردیف قرار می دهد. وقتی میخواهید نامهای کوچک را از نامهای خانوادگی در فهرستی از مشتریان جدا کنید، می توانید از این فرمول استفاده نمایید.
=SPLIT(text, delimiter, [split_by_each])
9. SUBSTITUTE
SUBSTITUTE متن موجود را با یک متن جدید جایگزین می کند. به عنوان مثال: می توانید نام یک محصول را با نامی جدید در صفحه جایگزین کنید.
=SUBSTITUTE(text_to_search, search_for, replace_with, [occurrence_number])
10. PROPER
این فرمول، متن را در سلول به "عنوان" تبدیل می کند. بنابراین لازم نیست برای هر ورودی این کار را به صورت دستی اعمال کنید.
=PROPER (text)
توابع و مهارتهای ویرایشگر آنلاین Google Sheets
نحوه ایجاد یک جدول محوری
- سلول هایی را که باید در جدول محوری استفاده شوند، انتخاب نمایید. توجه داشته باشید که هر ستون به یک سربرگ یا عنوان نیاز دارد.
- در منوی بالا، روی "Insert" سپس "Pivot table" کلیک کنید.
تصویر(19)
- در کادر ظاهر شده، فیلدهای مدنظر را وارد نمایید. به عنوان مثال برای انتخاب محدوده A1 تا D100 میبایست عبارت A1:D100 را درج کنید.
تصویر(20)
- در پنل کناری، روی "Add" در کنار "Values" کلیک نموده تا مقادیری را که می توانید روی سطرها و ستون ها اعمال کنید، نمایش داده شوند.
تصویر(21)
- برای تغییر آنها، روی فلش کوچک در کنار گزینه ها کلیک نمایید.
نحوه حذف موارد تکراری
- سلولی را که قصد دارید اطلاعات تکراری آن را حذف کنید، انتخاب نمایید.
- تابع زیر را وارد کنید.
=UNIQUE()
- سلول هایی را که قصد بررسی آن ها را دارید انتخاب نمایید.
- تابع شما باید شبیه دستور زیر باشد:
=UNIQUE(A1:A20)
نحوه ایجاد یک لیست Drop-Down یا کشویی
- روی "Data" سپس "Data validation" کلیک نمایید.
تصویر(22)
- در کادر کنار ":Criteria" یک گزینه را انتخاب کنید.
تصویر(23)
- سلول یا سلول هایی را که می خواهید برای آنها لیست کشویی ایجاد شود، انتخاب نمایید.
- فرض بر انتخاب List of items، آیتم ها را وارد کرده و داده ها را با کاما و بدون فاصله، از هم جدا کنید.
- سلول ها یک فلش رو به پایین خواهند داشت. برای حذف فلش، علامت "Show drop-down list in cell" را بردارید.
- اگر دادههایی را در سلولی وارد کنید که با یک مورد در لیست مطابقت نداشته باشد، اخطار دریافت خواهید کرد. اگر میخواهید که افراد صرفا موارد موجود در لیست را وارد کنند، "Reject input" را در کنار "On invalid data" انتخاب نمایید.
تصویر(24)
- روی "Save" کلیک کنید تا سلول ها یک لیست کشویی را نمایش دهند. می توانید برای تغییر رنگ یک سلول بر اساس گزینه ها، از "قالب بندی شرطی" استفاده نمایید.
چگونگی ساخت یک نمودار
- سلول هایی را که قصد دارید در نمودار خود بگنجانید انتخاب کرده و برای لیبل نمودار، یک ردیف یا ستون عنوان، اضافه کنید.
- روی "Insert" سپس "Chart" کلیک نمایید.
تصویر(25)
- در پنل کناری، روی "Setup" کلیک کرده و در زیر "Chart type"، یکی از انواع نمودار را انتخاب کنید.
- جهت ویرایش نمودار، می توانید روی "Customize" کلیک نمایید.
تصویر(26)
نحوه ادغام سلول ها
- سلول های مدنظر خود را انتخاب نمایید.
- روی سلول های هایلایت شده، راست کلیک کرده و "Format Cells" را انتخاب کنید.
- روی دکمه Merge در نوار ابزار کلیک کرده و سپس گزینه ادغام مورد نیاز خود را انتخاب نمایید:
- Merge all: تمامی سطرها و ستون های انتخاب شده را ادغام می کند.
- Merge vertically: ستون ها را ادغام می نماید.
- Merge horizontally: سطرها را ادغام می کند.
تصویر(27)
نحوه دانلود Google Sheets
اگر می خواهید از Excel یا ابزار دیگری برای تجزیه و تحلیل مجموعه داده ها استفاده کنید، به راحتی می توانید خروجی با فرمت مناسب را دانلود نمایید. برای این کار به منوی "File" و سپس "Download" مراجعه و فرمت موردنظر خود را انتخاب کنید.
تصویر(28)
بهترین افزونه های Google Sheets
برای افزایش کارایی ویرایشگر آنلاین Google Sheets، از افزونه ها استفاده کنید. در ادامه چند افزونه پیشنهادی کارآمد، آورده شده است:
TapClicks
این ابزار غیر رایگان بوده و هزینه آن از 29 دلار در هر ماه آغاز می شود. این افزونه به شما کمک می کند تا داده ها و تبلیغات بازاریابی خود را در یک صفحه گسترده جمع آوری کرده و آنها را تبدیل به داشبوردهای زیبایی برای ثبت گزارش نمایید.
Google Apps Script
Google Apps Scripts عملکرد فضای کاری Google Sheets را فراتر از اصول اولیه افزایش می دهد. زبان اسکریپت نویسی ابری از طریق ادغام با سایر برنامه ها در Google Sheet، امکان ایجاد، ویرایش و خواندن داده ها را فراهم می کند. این افزونه برای کاربران و توسعه دهندگان حرفه ای توصیه می شود.
DataEverywhere
این افزونه امکان به اشتراک گذاری داده ها بین اکسل، دیتابیس های محلی، Salesforce و Google Sheets، را بدون دانلود و آپلود هیچ فایلی، در اختیارتان قرار می دهد.
XLMiner Analysis ToolPak
این افزونه تجزیه و تحلیل آماری را از طریق توابع انجام می دهد. از آنجایی که Analysis ToolPak در ابتدا یک افزونه مایکروسافت اکسل بوده، اگر بعد از استفاده از اکسل وارد Google Sheets شوید، این ابزار می تواند کمک شایانی به شما کند.
Power Tools Add-On for Google Sheets
این افزونه به شما امکان می دهد تا عملیات روزمره مانند پاک کردن موارد تکراری و جستجوی مقادیر خاص را راحت تر و ساده تر انجام دهید. همچنین می توانید برگه ها را با هم مقایسه کرده و اگر در حال کار روی دو صفحه گسترده مشابه هستید این افزونه بسیار مفید خواهد بود. این ابزار غیر رایگان بوده و هزینه آن از 29.95 دلار در سال شروع می شود.
SuperMetrics
از طریق این افزونه می توانید یک سیستم گزارش کسب و کار برای SEM (Search engine marketing) به معنی بازاریابی موتور جستجو، SEO، تجزیه و تحلیل وب و رسانه های اجتماعی ایجاد نمایید. SuperMetrics حجم زیادی از دادهها را به شکل ساده تری نمایش می دهد و به طور خودکار نیز آنها را بروزرسانی می کند. بنابراین نیازی نیست هر بار که میخواهید خلاصهای از عملکرد خود را مشاهده کنید دادهها را به صورت دستی وارد نمایید.
Clearbit Sheets
با استفاده از این افزونه می توانید لیست ایمیل هدفمند ایجاد کنید. اگر از قبل با ابزار LinkedIn Sales Navigator آشنایی داشته باشید، افزونه مذکور گزینه بسیار خوبی در این زمینه است. نقشی مشابه ابزار LinkedIn Sales Navigator را ایفا می کند، با این تفاوت که داده ها در صفحه گسترده خصوصی شما قرار می گیرند، بنابراین زمانی که قصد مشاهده داده های خود را دارید نیازی به لینکدین نمی باشد.
Google Sheets برای هر تیمی ضروری است
با استفاده از راهنمایی های این مقاله، می توانید از طریق Google Sheets انتخابهای هوشمندانهتر و مبتنی بر داده بیشتری داشته باشید که نتایج بهتری را برای برند شما به ارمغان می آورد.