اتفاقات روزمره ، اخبار مهم و دیگر مطالب میهن وب هاست را می توانید در این قسمت مطالعه کنید

اغلب افراد مبتدی، می پرسند که تلفن ویپ یا VoIP چیست و چگونه کار می کند؟ اگر یک کاربر غیر فنی هستید، ممکن است شنیده باشید که می توانید از VoIP جهت اضافه کردن یک شماره تلفن تجاری به وب سایت خود استفاده کنید. تلفن ویپ یا VoIP روشی مقرون به صرفه جهت دریافت شماره تلفن تجاری برای وب سایت شما در مقایسه با خط تلفن سنتی است. با این حال، قبل از هر تصمیمی، باید به طور کامل در خصوص این فناوری اطلاعات کسب کنید. در این مقاله که برای مبتدیان تهیه شده است، به بررسی کارکرد VoIP در پس زمینه پرداخته می شود. اهداف این مقاله به شرح زیر است:

• آموزش استفاده از VoIP
• نحوه صرفه جویی در هزینه ها
• نشان دادن تاثیر VoIP در رشد کسب و کار

تلفن ویپ یا VoIP چیست؟

VoIP) Voice Over Internet Protocol) یک فناوری تلفنی است که به شما امکان می دهد با استفاده از اینترنت به جای خطوط تلفن سنتی، تماس های تلفنی برقرار کرده و دریافت کنید. برخلاف سیستم‌های تلفن ثابت که محدود به یک تلفن رومیزی در دفتر کار هستند، VoIP به شما امکان می‌دهد تا تماس‌های تلفنی تجاری را از طریق لپ‌تاپ، تبلت، تلفن هوشمند معمولی (با استفاده از یک برنامه) و حتی مجموعه تلفن‌های اداری سازگار با VoIP، برقرار کنید.

از آنجایی که همه تماس ها از طریق اینترنت انجام می شوند، برای تماس های داخلی و راه دور (بین المللی) بسیار مقرون به صرفه است. اکثر ارائه دهندگان VoIP، دقایق نامحدودی را بدون هیچ هزینه اضافی ارائه می دهند. علاوه بر صرفه جویی در هزینه، شما از تمام ویژگی های یک تلفن پیشرفته مانند انتظار تماس، مسیریابی تماس (منظور از مسیریابی تماس‌، اتصال آنها به داخلی موردنظر است)، پاسخگویی خودکار، شماره تلفن های متعدد و موارد دیگر برخوردار هستید. به همین دلیل است که اکثر کسب و کارهای کوچک و حتی شرکت های بزرگ، همگی از ارائه دهندگان تلفن سنتی به یک ارائه دهنده VoIP تجاری روی می آورند.

VoIP چگونه کار می کند؟

برای اینکه با نحوه کار VoIP آشنا شوید، در تصویر زیر به آنچه که هنگام برقراری یا دریافت تماس تلفنی در VoIP اتفاق می‌افتد، اشاره شده است.

تصویر(1)

هنگامی که با استفاده از تلفن ویپ یا VoIP تماس تلفنی برقرار می کنید، برنامه یا آداپتور VoIP سیگنال صوتی آنالوگ را دریافت کرده و آن را به سیگنال دیجیتال تبدیل می کند. سپس این داده های صوتی دیجیتال با استفاده از اینترنت شما به ارائه دهنده خدمات تلفن تجاری ارسال می شود و در نهایت پیام به تلفن مشتری ارسال می گردد. این فرآیند تقریباً بلافاصله اتفاق می‌افتد و به همین دلیل است که گاهی اوقات کیفیت صدای VoIP حتی بهتر از تماس‌های تلفنی معمولی می باشد.

VoIP چه تفاوتی با سیستم تلفن سنتی دارد؟

VoIP در پشت صحنه با سیستم تلفن ثابت معمولی، متفاوت عمل می کند. سیستم های تلفن سنتی از روش سوئیچینگ مدار یا "circuit switching" برای اتصال تماس ها استفاده می کنند. هنگامی که از طریق "شبکه عمومی سوئیچ تلفن" (Public Switched Telephone Network به صورت مخفف PSTN) تماس برقرار می کنید، از طریق یک مدار، به شخص موردنظر متصل خواهید شد.

بیش از 100 سال است که از فناوری "سوئیچینگ مدار" یا "circuit switching" استفاده می شود. این فناوری قابل اعتماد بوده و هنوز هم کار می کند اما کارآمدترین یا مقرون به صرفه ترین روش نیست. در مقابل VoIP از روش "سوئیچینگ بسته" یا "packet switching" استفاده می کند. این بدان معنی است که داده ها صرفا در صورت نیاز ارسال می شوند. هر بار که صحبت می کنید یک اتصال کوتاه و فوری ایجاد می شود. نیازی نیست که اتصال همیشه از سمت هر دو طرف برقرار باشد. معمولاً شما و شخصی مقابل، به صورت همزمان صحبت نمی کنید.

علاوه بر این، بسته های داده به طور کامل ارسال می شوند و می توانند از مسیرهای مختلفی در اینترنت استفاده کنند. بسته ها پس از رسیدن به مقصد، دوباره در کنار هم قرار می گیرند. همچنین بسته های داده می توانند برای صرفه جویی در فضا، فشرده شوند که به آنها امکان می دهد سریعتر از طریق اینترنت منتقل شوند. همه اینها خیلی سریع اتفاق می افتد. تا زمانی که اتصال اینترنت شما مشکلی نداشته باشد، در طول تماس متوجه تاخیر نخواهید شد.

تصویر(2)

اگرچه VoIP ممکن است کاملاً فنی و پیچیده به نظر برسد اما روش کارآمدتری برای انتقال داده در طول تماس‌های تلفنی است. احتمالاً قبلاً بدون اطلاع از تلفن ویپ یا VoIP، از طریق برنامه هایی مانند Skype یا Google Voice از آن استفاده کرده اید.

مقایسه مزایا و معایب VoIP

در ادامه چند مورد از مزایا و معایب VoIP با یکدیگر مقایسه شده اند.

مزایای استفاده از VoIP

تغییر از تلفن سنتی به سیستم تلفن VoIP مبتنی بر ابر، مزایای بسیاری دارد.

هزینه ماهانه کمتر

یکی از بزرگترین مزیت های VoIP این است که هزینه ماهانه کمتری برای تماس های داخلی و بین المللی پرداخت خواهید کرد. اکثر ارائه دهندگان تلفن VoIP، تماس های داخلی نامحدود را به صورت رایگان ارائه می دهند. تماس های بین المللی نیز معمولاً بسیار ارزان هستند. در هزینه های خدمات تعمیر و نگهداری که در حال حاضر به ارائه دهنده تلفن ثابت خود پرداخت می کنید نیز صرفه جویی خواهید کرد.

امکان برقرار تماس از هر کجا - کاملاً قابل حمل

با VoIP، برای برقراری تماس‌های تلفنی، نیازی نیست در دفتر، مکان ثابت یا کنار میز تلفن خود بنشینید. می‌توانید تماس‌های دریافتی را در هر جایی که هستید توسط برنامه‌ موجود در موبایل، تبلت یا لپ‌تاپ خود، دریافت کنید. این یک مزیت بزرگ برای تیم هایی است که از راه دور یا خارج از محدوده شرکت یا سازمان کار می کنند. همچنین اگر در سفر هستید استفاده از VOIP یک انتخاب عالی خواهد بود.

ویژگی های پیشرفته تلفن تجاری

راه حل های VoIP معمولاً شامل بسیاری از ویژگی های اضافی تلفن تجاری می شوند. به عنوان مثال، می توانید به راحتی با VoIP تماس های کنفرانسی را تنظیم کنید.

به علاوه، اکثر ارائه دهندگان خدمات VoIP، سرویس های پذیرش مجازی، موسیقی انتظار تماس، شماره گیر خودکار، ارسال پست صوتی به ایمیل یا پیامک و موارد دیگر را ارائه می دهند. حتی می‌توانید از قابلیت‌های ارتباطی پیشرفته مانند کنفرانس ویدیویی برخوردار شوید. همه این ویژگی ها و خدمات، باعث صرفه جویی در هزینه های اضافی نیز می شوند. زیرا اغلب ارائه دهندگان خدمات تلفن سنتی هزینه های جداگانه ای را برای خدمات اضافی دریافت می کنند.

مقیاس پذیری و انعطاف پذیری بهبود یافته

یکی دیگر از مزایای تلفن ویپ یا VoIP مقیاس پذیری بالاتر است. چه در حال استخدام کارکنان بیشتری باشید یا یک شعبه جدید در شهری دیگر افتتاح می کنید، VoIP انجام این کار را آسان تر می کند.

برخلاف یک سرویس تلفن سنتی که نیاز به صرف هزینه برای خرید شماره های جدید و سخت افزارهای موردنیاز دارد، VoIP به شما امکان می دهد تا اعضای تیم را تنها با چند کلیک به داشبورد حساب خود اضافه کنید. از زمانی که امکان استفاده از VoIP روی گوشی های هوشمند فراهم شده است، می‌توانید با نصب برنامه روی گوشی شخصی خود، هزینه تجهیزات اضافی را کاهش داده و فضای میزکار خود را آزاد کنید.

معایب استفاده از VoIP

در حالی که VoIP یک فناوری شگفت انگیز است اما شاید برای همه مناسب نباشد. VoIP معایبی نیز دارد که باید از آنها آگاه باشید.

برای برقراری تماس های تلفنی به یک اتصال اینترنتی خوب نیاز دارید

همانطور که در قسمت نحوه کار VoIP توضیح داده شد، برای برقراری تماس تلفنی باید اتصال اینترنت داشته باشید. اگر اینترنت شما کند باشد، ممکن است کیفیت تماس شما تحت تأثیر قرار گیرد. اتفاق خوب این است که فناوری VoIP آنقدر که فکر می کنید از پهنای باند زیادی استفاده نمی کند. یک اتصال خوب با پینگ کمتر از 70 میلی ثانیه و حداقل سرعت آپلود 500 کیلوبیت بر ثانیه، برای تماس های VoIP کافی است.

با این حال، اگر تعداد اعضای تیم شما در دفتر زیاد باشد، برای برقراری تماس‌های همزمان و استفاده از سرویس های جانبی تلفن ویپ یا VoIP، به پهنای باند بالاتری نیاز خواهید داشت.

باید قطعی برق را در نظر بگیرید

سرویس تلفن معمولی در هنگام قطعی برق کار می کند اما اگر دسترسی به برق یا اینترنت نداشته باشید، نمی توانید تماس های VoIP را برقرار کنید. به طور معمول، اکثر دفاتر دارای اینترنت بی سیم هستند که توسط روترهای WiFi تغذیه می شوند و این روترها به برق نیاز دارند. بنابراین اگر ساختمان شما با قطعی برق مواجه شود، اینترنت شما نیز قطع خواهد شد که بر خدمات VoIP شما تأثیر می گذارد.

برای اینکه در زمان قطعی برق، سرویس VoIP از دسترس خارج نشود، پیشنهاد می گردد از یک سیستم پشتیبان یا UPS برای روتر اینترنت و دستگاه های مورد نیاز VoIP استفاده کنید. استفاده از UPS، قطعی و اختلال در سرویس VoIP را به حداقل می رساند علاوه بر این، از آنجایی که اعضای تیم می توانند از برنامه VoIP در موبایل خود نیز استفاده کنند، در زمان قطعی برق یا اینترنت، امکان برقراری تماس های تلفنی تجاری از طریق دیتای تلفن همراه را خواهند داشت.

ارائه آموزش های لازم به کارکنان

تغییر به یک سیستم تلفن جدید، به این معنی است که باید به کارکنان خود در مورد نحوه استفاده از آن آموزش دهید. خوشبختانه، اکثر خدمات VoIP به گونه ای طراحی شده اند که تا حد امکان ساده باشند. در چنین شرایطی آموزش اعضای تیم در مورد نحوه استفاده از سیستم های تلفن ابری، حتی اگر کارمندان شما از راه دور کار می کنند، کار آسانی خواهد بود.

تصویر(3)

نحوه برقراری تماس با استفاده از VoIP

برای برقراری تماس با استفاده از VoIP، ابتدا به یک سرویس تلفن تجاری VoIP نیاز دارید. یک اینترنت با پهنای باند مناسب نیز تهیه کنید. سپس می توانید با استفاده از VoIP، توسط هر یک از دستگاه های زیر تماس برقرار نمایید:

دستگاه تلفن فعلی شما

دستگاه تلفن رومیزی با استفاده از ATA (مبدل تلفن آنالوگ- Analog Telephone Adapter) به سیستم VoIP متصل شده و به آنها آدرس IP اختصاص داده می شود. در واقع، به جای اینکه تلفن خود را مستقیماً به پریز دیواری متصل کنید، به ATA متصل خواهید کرد.

استفاده از تلفن IP مخصوص

این نوع از تلفن ها دارای دکمه هایی هستند که در پایه شارژر قرار می گیرند و به جای کانکتور تلفن RJ-11، از کانکتور RJ-45 استفاده می کنند. این بدان معنی است که به جای پورت تلفن، به یک پورت اترنت در روتر شما وصل می شود.

استفاده از VoIP در کامپیوتر

به برنامه ای نیاز دارید که امکان برقرار تماس از طریق VoIP را فراهم کند. البته به یک کارت صدا، هدست، میکروفون و بلندگو هم نیاز دارید. همچنین می بایست از طریق اترنت یا وای فای به اینترنت متصل شوید. اکثر شرکت های معروف VoIP، برنامه هایی برای ویندوز و مک ارائه می دهند.

استفاده از VoIP در موبایل

تلفن همراه شما نیز به یک برنامه مناسب و اتصال وای فای، جهت استفاده از VoIP نیاز خواهد داشت. همچنین می توانید از دیتای تلفن همراه با سرعت 4G یا بالاتر استفاده کنید. اکثر برنامه‌های تلفن ویپ یا VoIP روی همه تلفن‌های هوشمند مانند دستگاه‌های تلفن همراه Android و iOS کار می‌کنند.