27  ترفند Gmail برای کاربران (قسمت دوم)
مقاله

27 ترفند Gmail برای کاربران (قسمت دوم)

در بخش قبلی مقاله 15 ترفند از Gmail برای استفاده سریع و راحت تر از آن معرفی گردید. در این بخش به معرفی ادامه ترفند ها پرداخته شده است:

16. از Google Drive برای ارسال پیوست های بزرگ استفاده کنید

Gmail به شما این امکان را می دهد که در پیام های خود ضمیمه هایی تا حداکثر حجم  25 مگابایت ارسال کنید.

به عنوان مثال، تصور کنید که می خواهید یک فایل متنی، همراه با تصویر یا یک فایل زیپ شده  از تعداد زیادی عکس را برای شخصی ارسال کنید، چه اقداماتی انجام خواهید داد؟

تصویر (1)

اگر از Google Drive با حساب Google خود استفاده کنید، می توانید فایل هایی با حجم بزرگتر را از طریق Gmail ارسال نمایید. ابتدا فایلی را که می خواهید از طریق Google Drive بفرستید، از قبل آماده کنید. بعد، روی Compose در Gmail کلیک کرده و پیام خود را تایپ نمایید. سپس، روی نماد Google Drive (در کنار نماد پیوست) کلیک کنید. فایل هایی را که در نظر دارید پیوست کرده  و پیام خود را ارسال نمایید.

17. به دستیار خود اجازه دهید به Gmail شما دسترسی داشته باشد

آیا فرصت و زمان کافی برای بررسی ایمیل های خود ندارید و میخواهید این مسئولیت را به شخص دیگری واگذار کنید؟ خبر خوب این است که با Gmail می توانید این کار را انجام دهید. Gmail این امکان را به شما می دهد که به شخص دیگری این اجازه را بدهید که به حساب کاربری شما  دسترسی داشته باشد.

تصویر (2)

در اینجا چگونگی تنظیم این کار درج شده است:

از Settings > Accounts and Import > Grant access to your account استفاده کنید تا به شخص دیگری اجازه دهید پیام های شما را بخواند و پاسخ دهد. هنگام باز کردن توسط دیگران، از گزینه Leave conversation unread استفاده کنید تا پیامهایی را که توسط شما خوانده نشده اند، دسته بندی کنید.

18. پیام های با حجم زیاد را پیدا کرده و حذف نمایید.

تصویر (3)

در اینجا ترفندی از Gmail برای کم حجم نگه داشتن حساب کاربری شما وجود دارد:

اگر پیام های Gmail زیادی دریافت می کنید، در مدت زمان کوتاهی ممکن است صندوق ورودی شما پر شود. پیام های پیوست شده می توانند بخش بزرگی از این مشکل باشند زیرا حجم بیشتری نسبت به پیامهای عادی دارند. شما می توانید آن ها را با توجه به سایز پیام ها حذف کرده و فضای زیادی را در حساب Gmail خود آزاد کنید.

19.افرادی که از gmail شما استفاده می کنند را شناسایی کنید.

حفظ امنیت رایانه ها، اخیراً بیش از گذشته اهمیت یافته و در خبرها مشاهده می شود. تقریباً هر روز خبری به گوش می رسد که شخصی حساب کاربری اش به خطر افتاده است. ممکن است نگران باشید که شخص دیگری به حساب Gmail شما دسترسی پیدا کرده است. (توجه: اگر با استفاده از رایانه مکان های عمومی وارد حساب خود شوید، میزان این خطر بیشتر است.)

یک ترفند شناخته شده Gmail وجود دارد که به شما این  امکان را می دهد تا متوجه شوید  شخص دیگری از حساب Gmail شما استفاده کرده است یا خیر. Google استفاده حساب شما را ردیابی می کند و می تواند این سابقه را مشاهده کند. برای دسترسی به سابقه، به گوشه سمت راست پایین صفحه رایانه خود نگاه کنید تا ببینید آخرین بار حساب Gmail شما چه زمانی در دسترس بوده است.

تصویر (4)

برای دیدن فعالیت اخیر حساب  خود با استفاده از آدرس IP، روی لینک جزئیات کلیک کنید.

تصویر (5)

اگر چیزی در تاریخچه حساب شما خاموش باشد، ممکن است شخص دیگری به حساب شما دسترسی پیدا کرده باشد.

20. از دکمه Send و Archive استفاده کنید

تصویر (6)

یک ترفند Gmail که بسیاری از کاربران از آن بی اطلاع هستند این است که می توانید به یک پیام پاسخ دهید و هم زمان  آن را بایگانی کنید. برای فعال کردن این ترفند Gmail، بر روی دکمه Show "Send & Archive" در Settings > General  کلیک کنید. این ترفند Gmail از برهم ریختگی صندوق ورودی شما جلوگیری می کند.

21. اعلان های Gmail را روشن کنید

تصویر (7)

اعلان ها یک ترفند مفید Gmail هستند تا اطمینان حاصل کنید که هرگز پیامی را از دست نمی دهید. هنگامی که اعلان های دسکتاپ را فعال میکنید، با ورود یک پیام جدید، پیغامی در صفحه دسکتاپ شما ظاهر می شود. می توانید انتخاب کنید که برای همه پیام های جدید، اعلان پاپ آپ را دریافت کنید یا فقط برای پیامهایی که پرچم گذاری شده اند، اعلان دریافت شود. برای فعال کردن اعلان های Gmail، روی دکمه  "on" در Settings > General > Desktop Notifications کلیک کنید. اگر نظرتان در مورد اعلان ها تغییر کرد، با کلیک بر روی دکمه "off"، اعلان ها را غیرفعال کنید.

22. اولویت صندوق ورودی را در Gmail فعال کنید

تصویر (8)

شما میتوانید پیام های صندوق ورودی خود را سازماندهی نمایید. برای این کار کافی است Priority Inbox را فعال کنید. Gmail Priority inbox به شما این  امکان را می دهد تا صندوق ورودی ایمیل خود را به چهار بخش تقسیم کنید. پیام های شما به این ترتیب نمایش داده می شوند:

  1. important and unread messages
  2. starred messages
  3. customizable
  4. everything else

با فعال کردن این بخش میتوانید  آگاه شوید که کدام پیام از اهمیت بیشتری برخوردار است. این گزینه را از Settings > Inbox > Inbox Type  فعال کنید.

23- از طریق Gmail یک تماس تلفنی برقرار کنید

تصویر (9)

ترفند دیگر Gmail این است که می توانید از طریق صندوق ورودی Gmail خود با هر یک از مخاطبین خود تماس تلفنی برقرار کنید. این امر می تواند به ویژه در صورت نیاز به پاسخگویی به پیام فوری مفید باشد و فوراً با فرد مورد نظرتان  صحبت کنید. برای این کار به یک میکروفون و بلندگو نیاز خواهید داشت (می توانید از یک هدست استفاده کنید). همچنین باید افزونه Google Talk را برای hangouts دانلود کنید. بیشتر تماس ها در ایالات متحده و کانادا رایگان هستند. برای برقراری تماس، روی لینک Make a call در گوشه سمت چپ صندوق ورودی Gmail خود کلیک کنید. شماره مورد نظر خود را تایپ کرده و آن را انتخاب نمایید.

توجه: تماس شما بدون شناسه تماس گیرنده ظاهر می شود.

24. ترفند Gmail برای دیدن پیام های بیشتر

تصویر (10)

آیا روزانه ده ها پیام دریافت می کنید؟ در این صورت، ممکن است بخواهید پیام های بیشتری را در صندوق ورودی خود مشاهده کنید تا پیام مهمی را از دست ندهید. تعداد نمایش پیام ها در صندوق ورودی به صورت پیش فرض 50 عدد تنظیم شده است، اما می توانید تعداد پیام های قابل مشاهده در صندوق ورودی خود را به 100 مورد افزایش دهید. برای این کار به  Settings > General > Maximum page size بروید.

25. برای آگاهی از  نکات بیشتر، وبلاگ Gmail را دنبال کنید

آیا می خواهید در مورد آخرین نکات، ترفندها و رازهای Gmail آگاهی داشته باشید؟ یکی از راه های یادگیری ویژگی های Gmail، دنبال کردن وبلاگ رسمی Gmail است. official Gmail blog به طور مرتب مطالب جدید را به روز کرده و آگاهی های لازم را در اختیار کاربران قرار می دهد.

26. از Gmvault.org برای تهیه نسخه پشتیبان از پیام های خود استفاده کنید

تصویر (11)

اگر نیاز به تهیه نسخه پشتیبان از پیام های Gmail دارید، این نکته Gmail مربوط به شما است. Gmvault یک پروژه منبع باز است که راهی برای تهیه نسخه پشتیبان از پیام های Gmail شما فراهم می کند. با استفاده از این ویژگی می توانید نسخه پشتیبان از کل پوشه Gmail یا فقط برای پیام های منتخب ایجاد کنید. همچنین می توانید از این ابزار برای انتقال پیام از یک حساب کاربری به حساب دیگر استفاده نمایید.

27. پس زمینه Gmail خود را با یک عکس شخصی سفارشی کنید

آیا هر روز ساعت ها به رابط کاربری Gmail خیره می شوید و ایمیل های خود را مرور می کنید؟ اگر ایمیل زیادی ارسال و دریافت کنید، ممکن است تمایل داشته باشید که بتوانید زمینه سفید پیش فرض Gmail را تغییر دهید. خوب، شما خوش شانس هستید. اکثر کاربران Gmail متوجه این موضوع نیستند، اما شما می توانید پس زمینه Gmail را با استفاده از "Themes" تغییر دهید. Gmail چندین تم از پیش تعریف شده دارد که می توانید یکی از آنها را انتخاب کنید، اما وقتی جالبتر می شود که با استفاده از یکی از عکسهای خود یک تم جدید ایجاد کنید. از صفحه اصلی Gmail، بر روی آیکن تنظیمات (شماره1) در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید. یک منوی کشویی ظاهر می شود، سپس بر روی Themes (شماره2) کلیک نمایید:

تصویر (12)

سپس مطابق با تصویر زیر صفحه پوسته ها نمایش داده می شود، پوسته موردنظر را انتخاب و سپس بر روی Save کلیک نمایید تا تغییرات ذخیره شود:

تصویر (13)

در صورتیکه تمایل دارید از تصاویر شخصی خود برای پس زمینه Gmail استفاده کنید مطابق با تصویر زیر بر روی "My Photo" کلیک کرده و سپس تصویر موردنظر را انتخاب نمایید.

تصویر (14)

نتیجه

استفاده از ترفند های Gmail برای کاربران، کار پیچیده و دشواری نیست. با استفاده از این ترفند ها میتوانید در وقت خود صرفه جویی کرده و در بازه زمانی کوتاه تری ایمیل های خود را بررسی کنید.

اشتراک گذاری:

نظرات

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *