آیا هر زمان که یک بازاریابی ایمیلی جدید راه اندازی می کنید با مشکل مواجه می شوید؟ اکثر مشکلاتی که افراد با آنها مواجه می شوند به دلیل وجود تعداد زیادی ایمیل نامعتبر و نادرست در لیست ایمیل است، زیرا فعالیت خود را بدون انجام پاکسازی لیست ایمیل شروع کرده اند.
Email List Cleaning چیست؟
به پروسه پاکسازی ایمیلی های جعلی، نامعتبر و نادرست از لیست ایمیل ها، Email List Cleaning می گویند. به عبارت دیگر، ایمیل هایی که دیگر به آنها نیاز ندارید یا به شما پاسخ نمی دهند، حذف خواهد شد. حذف ایمیل های نامعتبر از لیست ایمیل ها باعث می شود بازاریابی ایمیل شما به موفقیت برسد.
چرا پاکسازی لیست ایمیل اهمیت دارد؟
با گذشت سالها، برخی از ایمیل های موجود در لیست ایمیل شما غیر فعال می شوند، دامنه بعضی از آدرس ایمیل ها منقضی می شوند، برخی از مخاطبین شما ممکن است آدرس ایمیل خود را تغییر دهند. بررسی ها نشان داده که در طول 5 سال 23 درصد از ایمیل های موجود در لیست ایمیل ها غیر فعال می شوند. اگر همچنان به آنها ایمیل ارسال کنید چه اتفاقی خواهد افتاد؟ ایمیل های شما تایید نخواهند شد و دوباره برگشت داده می شوند، درنتیجه نرخ بازگشت ایمیل های شما افزایش پیدا می کند.
هر سرویس دهنده ایمیلی قوانین سختگیرانه ای در خصوص نرخ بازگشت ایمیل ها تصویب کرده است و در صورت افزایش آن ممکن است ایمیل های شما را با تاخیر ارسال کنند و یا فعالیت ایمیل شما را مسدود کنند. بنابراین همیشه باید اطمینان حاصل کنید که نرخ بازگشت ایمیل های شما کمتر از 3% باشد. تنها با پاکسازی منظم لیست ایمیل ها، حذف ایمیل های نامعتبر و غیر فعال می توانید نرخ بازگشت ایمیل ها را کاهش دهید. در صورتیکه دائما این کار را انجام ندهید، ممکن است عواقبی را به دنبال داشته باشد که در ادامه به برخی از آنها اشاره شده است:
- اسپم شدن ایمیل ها
در طول زمان، ممکن است مخاطبین شما نسبت به محتوای ایمیل ها بی میل شوند و زمانی که به ارسال ایمیل ادامه می دهید، ایمیل های شما در پوشه junk قرار گیرد و یا به عنوان یک ایمیل اسپم شناسایی شود.
تصویر (1)
شکایت اسپم خبر بسیار بدی برای بازاریابی ایمیل شما است. سرویس دهندگان ایمیلی مانند Gmail ،Yahoo و AOL شکایات اسپم را لحظه به لحظه بررسی می کنند. هر چقدر تعداد بیشتری از ایمیل های شما به عنوان اسپم علامت گذاری شوند، سرویس دهندگان ایمیل شروع به تحویل ایمیل های شما در پوشه SPAM می کنند و در نهایت کلیه مخاطبین شما (حتی افرادی که به مطالب شما علاقه مندند) ایمیل ها را در پوشه SPAM دریافت خواهند کرد. پس بهتر است با پاکسازی منظم لیست ایمیل های خود از خطر شکایت اسپم و قرار گرفتن در لیست سیاه پیشگیری کنید.
- افزایش برگشت ایمیل ها
تصویر (2)
اسپم شدن ایمیل ها تنها مسئله ای نیست که می تواند اعتبار ایمیل شما را به خطر بیندازد. برگشت ایمیل نیز یک عامل مهم در زمینه اعتبار ایمیل های شما است. دو نوع برگشت ایمیل وجود دارد: سختگیرانه و ملایم.
بر اساس گزارش ها، نرخ بازگشت سختگیرانه یا ملایم ایمیل در افرادی که لیست ایمیل های خود را پاکسازی نکرده اند بین 12 الی 18 درصد و در افرادی که پاکسازی لیست ایمیل را انجام داده اند بین 1 الی 2 درصد است. در برگشت ایمیل ملایم، شما ممکن است یک مشکل موقتی در تحویل ایمیل داشته باشید و با ارسال مجدد ایمیل مشکل رفع شود. اما در برگشت ایمیل سختگیرانه، ایمیل ها هرگز ارسال نمی شوند که ممکن است به دلیل اشتباه بودن آدرس ایمیل، غیر فعال بودن دامنه، یا انسداد آی پی ارسال ایمیل توسط سرور ها باشد.
معمولا ایمیل ها زمانی برگشت می خورند که نتوانند وارد صندوق ایمیل دریافت کننده شوند و زمانی این اتفاق می افتد که حساب ایمیل مقصد غیر فعال و یا ناموجود باشد. با استفاده از سرویس های Email List Cleaning می توانید از این ایمیل ها مطلع شوید.
- نرخ باز کردن ایمیل و کلیک کردن پایین
وقتی لیست ایمیل شما از مخاطبین غیر فعال پر شده باشد، نرخ باز کردن و کلیک کردن ایمیل های شما کاهش میابد. شما همواره باید نرخ کلیک و باز کردن ایمیل ها را بررسی کنید تا از بازدهی ایمیل های خود مطلع شوید. با مشاهده این مورد ممکن است دلسرد شوید و انگیزه خود را برای صرف وقت و انرژی در بازاریابی ایمیل از دست بدهید.
تصویر (3)
بنابراین، منطقی نیست ایمیل افرادی را که فعال نیستند یا ایمیل های شما را نادیده می گیرند، در لیست خود نگه دارید.
- بررسی دشوار آمار ایمیل
وقتی تعداد زیادی مخاطب غیر فعال در لیست خود دارید، بررسی وضعیت رشد بازاریابی ایمیل دشوار خواهد بود. اگر استراتژی ایمیل شما برای کاربران موردنظرتان مناسب نباشد، ممکن است تعداد کافی مشترک علاقه مند پیدا نکنید. یک لیست پر از مخاطبین غیر فعال نیز باعث اختلال در مشاهده نتایج آمار می شود. ممکن است استراتژی که در آخرین کمپین ایمیل خود امتحان کرده اید، برای بخش بزرگی از لیست شما مفید بوده باشد. با این حال، با توجه به وجود تعداد زیادی مخاطب غیر فعال در لیست ایمیل، به جای اینکه آمار، نرخ افزایش کلیک را 10 درصد نشان دهد، تنها 2 درصد نمایش می دهد. اما وقتی از رویکرد پاکسازی لیست ایمیل ها استفاده می کنید، آمار و ارقام دقیق تر خواهد بود. در نتیجه راحتتر می توانید به اینکه کدام استراتژی بهتر عمل می کند پی ببرید و تا حد ممکن از تکنیک های مناسب تبلیغات ایمیلی استفاده کنید.
مزایای پاکسازی لیست ایمیل ها
پاکسازی لیست ایمیل ها مزایای زیادی دارد که در ادامه به آنها اشاره شده است:
- کاهش هزینه های بازاریابی ایمیل
به صورت کلی ارائه دهندگان سرویس ایمیل بر اساس فضای پایگاه داده شما هزینه دریافت می کنند. هزینه ارسال ایمیل به 50.000 کاربر مسلما بالاتر از 5.000 نفر خواهد بود. هیچ دلیل قانع کننده ای برای پرداخت هزینه اضافی بابت ارسال ایمیل به کاربران غیر فعالی که هیچ علاقه ای به ایمیل های شما ندارند، وجود ندارد. با پاکسازی لیست ایمیل ها، نرخ باز کردن ایمیل های شما افزایش پیدا می کند زیرا تنها به افرادی ایمیل ارسال می کنید که به آنها علاقه مند هستند.
- کاهش شکایات اسپم
هیچکس دوست ندارد ایمیل های او با عنوان اسپم شناخته شود. اگر لیست ایمیل های خود را پاکسازی نکنید و به ارسال ایمیل برای افرادی که تمایلی به باز کردن آنها ندارند، ادامه دهید، این امکان وجود دارد که ایمیل هایتان با اسم اسپم علامت گذاری شوند. اگر مرتبا لیست ایمیل های خود را پاکسازی کنید، مطمئن باشید احتمال اینکه ایمیل های شما به عنوان هرزنامه شناخته شوند، بسیار کاهش می یابد.
- افزایش نرخ باز کردن و کلیک کردن
همانطور که پیشتر نیز ذکر شد، با پاکسازی لیست ایمیل ها نرخ باز کردن و کلیک کردن بهبود پیدا می کند. برای مثال اگر دارای 5000 مخاطب باشید و نرخ بازدید ایمیل ها 20 درصد باشد، با پاکسازی ایمیل ها و کاهش آنها به 4000 نفر، نرخ بازدید ایمیل های شما به 30 درصد افزایش می یابد.
- بینش بهتر
وقتی که آدرس ایمیل های نامعتبر را از لیست خود حذف می کنید، ایده های بهتری را برای ایجاد محتوای خاص و با کیفیت به جهت افزایش تعامل کاربران به دست می آورید.
- بازاریابی موثر
بررسی مخاطبین ایمیل ها از اتلاف وقت برای ارسال ایمیل به اکانت های نامعتبر جلوگیری می کند. پس از پاکسازی ایمیل ها، نیاز است ایمیل های فعال و غیر فعال را مشخص کنید و برای هر گروه، ایمیل مجزایی را ارسال کنید.
- افزایش نرخ تعامل
پاکسازی ایمیل ها، به عنوان یک قانون، به صورت خودکار نرخ تعامل را با حذف کردن اکانت هایی که هرگز واکنشی به ایمیل های شما نشان نداده اند، افزایش می دهد. وقتی ایمیل های شما به دست مخاطبین فعال می رسد، نرخ تعامل افزایش پیدا می کند.
- کاهش مشکلات تحویل ایمیل
بهتر است طبق برنامه منظمی همواره لیست ایمیل های خود را پاکسازی کنید تا از مشکلات تحویل ایمیل در آینده جلوگیری نمایید.
چه زمانی نیاز به پاکسازی لیست ایمیل ها دارید؟
چگونه می توانید متوجه شوید که زمان پاکسازی لیست ایمیل هایتان فرا رسیده است؟ توصیه می شود هر سه ماه یکبار این کار را انجام دهید. اما چند روش برای تشخیص زمان پاکسازی لیست ایمیل ها وجود دارد.
تصویر (4)
اخطار هایی که در ادامه توضیح داده شده هشدار های مشخصی هستند که نشان می دهند لیست ایمیل شما نیاز به پاکسازی دارد.
- نرخ باز کردن ایمیل های شما کمتر از همیشه است
یکی از موارد مهمی که به تصمیم گیری در خصوص زمان پاکسازی لیست ایمیل ها کمک می کند، نرخ باز کردن ایمیل ها است. نرخ باز کردن پایین بیانگر این است که کاربران شما واکنشی به ایمیل ها نشان نمی دهند. عدم توجه به ایمیل ها ممکن است دلایل متعددی داشته باشد که البته اهمیت چندانی ندارد زیرا امکان کنترل کردن آن وجود ندارد. در این مواقع تنها کاری که از دست شما بر می آید پاکسازی لیست ایمیل ها است.
- نرخ کلیک کردن ایمیل ها کمتر از حد معمول است
نرخ کلیک کردن ایمیل، درصد کاربرانی که بر روی دکمه های call-to-action در ایمیل های شما کلیک می کنند را اندازه گیری می کند.
در مواقعی که نرخ کلیک کردن ایمیل ها رو به کاهش است، در یک وضعیت خطرناک قرار دارید.
نرخ کلیک معمولا بسیار پایین تر از نرخ باز کردن ایمیل ها است زیرا کاربران معمولا با کمترین میزان تعامل ایمیل ها را می خوانند. اما در صورتیکه با کاهش شدید نرخ کلیک مواجه شدید، می تواند نشانه ای از فرا رسیدن زمان پاکسازی لیست ایمیل ها باشد.
- دریافت تعداد زیادی شکایت اسپم و نرخ بازگشت ایمیل بالا
کاربران به دو روش با ایمیل های ناخواسته رفتار می کنند: آنها را حذف می کنند و یا به عنوان اسپم علامت گذاری می کنند.
هر چه بیشتر این اتفاق بیفتد کسب و کار شما نیز بیشتر در معرض خطر قرار می گیرد. ارائه دهندگان سرویس ایمیل توجه ویژه ای به این مورد می کنند. وقتی ایمیل های شما به عنوان اسپم علامت گذاری شوند، به صورت خودکار در پوشه اسپم دریافت می شوند. پس بهتر است این فاکتور را به عنوان یکی از شاخص های مهم برای زمان پاکسازی ایمیل در نظر بگیرید.
چگونه باید لیست ایمیل ها را بررسی کنید؟
قبل از اینکه اقدام به پاکسازی لیست ایمیل ها نمایید نیاز است اقداماتی را انجام دهید.
ابتدا باید نرخ بازگشت ایمیل ها را بررسی کنید. همچنین بهتر است قبل از اینکه اقدام به پاکسازی لیست ایمیل ها نمایید، یک ایمیل برای تعامل مجدد به کاربران غیر فعال ارسال کنید تا در صورت امکان مجددا اکانت های غیر فعال را احیا کنند. با اینکار می توانید کاربران فعال را از غیر فعال نیز جدا نمایید.
روند پاکسازی لیست ایمیل ها چگونه است؟
تصویر (5)
- پاکسازی را از فعال ترین لیست ایمیل خود شروع کنید
همیشه لیست ایمیل فعال خود (اکانت هایی که به مطالب شما علاقه مند هستند) را برای پاکسازی در اولویت قرار دهید.
لیست ایمیل های فعال خود را به دسته های متفاوت تقسیم کنید تا اطلاعات سازمان یافته ای در اختیار داشته باشید. برای مثال ممکن است کاربران شما دارای علایق و سلیقه های منحصر بفردی باشند که بهتر است آنها را دسته بندی کنید.
- مخاطبینی که اشتراک ایمیل را لغو می کنند از لیست ایمیل خود حذف کنید
اگر کاربری با شما ارتباط برقرار کرد و اطلاع داد که تمایلی به دریافت ایمیل از جانب شما ندارد، با کمال احترام درخواست ایشان را در اسرع وقت انجام دهید.
- غلط های املایی واضح را اصلاح کنید
اگر لیست ایمیل های شما کوتاه است، می توانید به صورت دستی غلط املایی اکانت های ایمیل را اصلاح کنید. برای مثال gmial.com@ یا outlok.com@ غلط های املایی واضحی هستند که نیاز به اصلاح دارند.
- ایمیل های تکراری را حذف کنید
اکثر افراد فراموش می کنند که در یک خبرنامه ثبت نام کرده اند و زمانی که مجددا وارد آن سایت می شوند در خبرنامه عضو می گردند. بنابراین نیاز است این اکانت ها را حذف کنید تا از ارسال دو مرتبه ایمیل به یک اکانت جلوگیری نمایید.
- ایمیل های نامعتبر را پیدا کنید و از لیست خود حذف نمایید
شما احتمالا تاکنون متوجه شده اید که چگونه آدرس ایمیل های اسپم و نامعتبر را پیدا کنید. ممکن است به عنوان یک مشترک خودتان نیز ایمیل هایی از جانب آدرس های نامعتبر مانند: mb2kl6v1f2@gmail.com
دریافت کرده باشید. بهتر است این ایمیل ها را از لیست خود حذف کنید.
نتیجه گیری
ممکن است فکر کنید هر چه تعداد اکانت ایمیل بیشتری در لیست شما قرار داشته باشد، نرخ بازدید ایمیل هایتان نیز بالاتر خواهد بود، اما این مورد لزوما صحیح نیست. حذف مخاطبین از لیست ایمیل ممکن است ترسناک باشد اما نباید در حذف اکانت های غیر واقعی و غیر فعال تردید کنید. حذف ایمیل های غیرفعال برای تجارت شما مفید است. ایمیل های غیر فعال تنها خطر اسپم شدن و بازگشت ایمیل ها را به دنبال دارد.