اتفاقات روزمره ، اخبار مهم و دیگر مطالب میهن وب هاست را می توانید در این قسمت مطالعه کنید

ابزار های ردیابی و نظارت بر عملکرد پروژه ها در اوج همه گیر شدن، محبوبیت زیادی پیدا کرده اند، به گفته Statista در ایالات متحده تعداد کارمندانی که بیش از 5 روز در خانه کار می کنند با توجه به بحران های سلامت نظیر کوید 19 از 17 درصد به 44 درصد رسیده است. نظارت آنلاین، مدیریت وظایف، بررسی عملکرد کارمندان و سایر ابزارها نقش مهمی در پیشبرد کارها و پروژه ها به صورت ریموت داشته اند.

با این حال حتی با بازگشت کارمندان به محل کار، شرکت های زیادی استفاده از Trello و یا Asana را یک ابزار مفید بلند مدت می دانند که می توانند از آن بهره ببرند. Asana و Trello دو مورد از محبوب ترین ابزار های مدیریت پروژه هستند که توسط افراد و یا شرکت ها استفاده می شوند.

در سال 2019 در حالی که ترلو 50 میلیون کاربر داشته و آن را بعنوان یک نقطه عطف جشن گرفت، آسانا بیش از 1.3 میلیون کاربر فعال داشت. این دو ابزار به دلیل اینکه ویژگی ها و عملکرد مشابهی دارند اغلب با یکدیگر مقایسه می شوند ولی تفاوت های چشمگیری نیز دارند. لذا این سوال به وجود می آید که کدام یک بهتر است؟ ترلو یا آسانا ؟

آسانا یا ترلو در اصول اولیه 

آسانا یک ابزار (platform-as-service (PaaS است که بر مدیریت وظایف تمرکز دارد. این برنامه از وظایف به عنوان واحدهای اصلی کار برای برنامه ریزی تصویر بزرگتر از پروژه استفاده می شود. ترلو یک صفحه حاوی کارت های دیجیتال است که می توانید یادداشت های خود را مانند استیکر های کاغذی برای نمایش تصویری از پروژه خود ضمیمه کنید.

ترلو بسیار ساده است و برای تیم های کوچک بسیار عالی عمل میکند اما در صورتی که شرکت شما گسترش یابد، ممکن است محدودیت هایی داشته باشد. در همین حال آسانا نیاز به یادگیری دارد و ممکن است طول بکشد تا به آن عادت کنید ولی در پروژه های بزرگ عملکرد بهتری نسبت به ترلو دارد.

نگاهی سریع به ترلو 

تصویر(1)

همانند تصویر فوق ترلو به کاربران خود امکان دسترسی به یک صفحه دیجیتالی حاوی کارت را می دهد که در آن کاربران میتوانند به هر صفحه بعنوان یک پروژه جداگانه نگاه کنند. ستون ها وضعیتی که کارت در حال حاضر در آن قرار دارد را نمایش می دهند و تمام بحث ها و گپ ها و همکاری ها نیز در این کارت ها انجام می شود.

به منظور اینکه پیشرفت پروژه خود را در ترلو سازماندهی نمایید می توانید هر کارت را از یک ستون به ستون دیگر جابجا نمایید و با این تغییر وضعیت می توانید پیشبرد پروژه را مدیریت نمایید. می توانید هر ستون را به دلخواه به عبارتی که برای شما و تیم شما منطقی است نامگذاری کنید، مثلا : در صف بررسی، در دست انجام، انجام شده و…

با پیشرفت در هر کار، می توانید آن را به یک ستون با وضعیت متفاوت منتقل کنید و همچنین می توانید در مورد جزئیات هر کارت بحث کنید، برای آن برچسب اضافه کنید، توضیحات را در کارت به صورت کامنت درج نمایید و در صورت لزوم تصاویر و اسناد پروژه را در کارت ضمیمه کنید. چنانچه در دفتر کار خود از استیکی نوت ها استفاده می کنید با ترلو راحت تر کنار خواهید آمد.

نگاهی سریع به آسانا

تصویر(2)

به صورت کلی آسانا روی پروژه ها متمرکز شده است. هنگام ایجاد یک پروژه روی آسانا می توانید آن را به بخش هایی کوچک تقسیم کرده و وظایف را درج نماید و سپس هر کار می تواند به کار های فرعی تقسیم شود. لذا می توانید توضیحات، نظرات، برچسب ها و موارد دیگر را اضافه نمایید. بعد از ایجاد پروژه می توانید با کلیک کردن بر روی دکمه بعلاوه در بالا، task را اضافه کنید و برای افزودن جزئیات به آن، بر روی task کلیک کنید. با انجام این کار می توانید تمام اطلاعات مربوط به task از جمله جدول زمانی فعالیت ها را مشاهده کنید.

برای مشاهده وظایف تعریف شده روش های مختلفی وجود دارد، می توانید از فهرست، جدول زمانی و یا تقویم استفاده نمایید. نظرات و سایر اعلان های مربوط به این کار همه در یک برگه خاص جمع می شوند که اساسا به آن inbox می گویند.

آسانا یا ترلو: کدام یک را باید انتخاب کنید؟

1. عملکرد و گزینه های نمایشی

ترلو اساسا هیچ گزینه نمایشی اضافی ندارد و به صورت یک برد با کارت های متحرک است و تنها چیزی که با آن کار می کنید یک تابلوی سنتی متحرک است ولی در آسانا تعداد زیادی گزینه مشاهده می کنید، با این حال نسخه رایگان این مورد را فقط به لیست و تقویم محدود میکند. هر دو برنامه با افزونه های مفیدی مانند assign به کاربران، تاریخ سررسید، نظرات، برچسب ها و قابلیت پیوست فایل ها همراه هستند.

 به طور خلاصه آسانا با در نظر گرفتن گزینه های نمایشی و تعداد ویژگی های موجود در مقایسه با ترلو امکانات بیشتری را ارائه می دهد.

2. قیمت گذاری ترلو 

مانند بسیاری از ابزارهای مدیریت پروژه موجود، Trello به مدل قیمت گذاری freemium تکیه می کند. یعنی نسخه رایگان دارد و می توانید در ابتدا از آن استفاده نمایید و در صورت نیاز به پلن های تجاری بالاتر ارتقا دهید. اگر از سرویس های سالیانه استفاده نمایید هزینه هر نفر ماهیانه 10 دلار است و در صورتی که از سرویس های ماهیانه استفاده نمایید هزینه هر نفر 12.50 دلار می باشد. در صورتی که بیش از صد کاربر دارید می توانید به سراغ پلن های Enterprise بروید که در این مورد می توانید با تیم فروش ترلو تماس بگیرید تا آنها برایتان بر طبق نیاز های شما سفارشی سازی را انجام دهند.

توجه داشته باشید که در حالت عادی می توانید از نسخه رایگان ترلو برای تعداد نامحدودی از کاربران استفاده نمایید و در صورت نیاز به ویژگی های بیشتر می توانید به پلن های بالاتر ارتقا دهید. این مورد زمانی است که می خواهید از ترلو برای پروژه های بزرگ بعنوان نرم افزار اصلی مدیریت وظایف استفاده نماید که در این حالت به ویژگی های بیشتری مانند پیوست فایل های بزرگتر و افزایش نیرو نیاز خواهید داشت.

3. قیمت گذاری آسانا

آسانا نیز مانند ترلو از مدل قیمت گذاری freemium استفاده می کند، برای مجموعه محدودی از ویژگی ها نیازی به پرداخت هزینه نیست، اما تنها می توانید 15 نفر در تیم خود داشته باشید. در صورتی که از سرویس های سالانه استفاده نمایید هزینه پلن پریمیوم برای هر نفر 10.99 دلار است و چنانچه از سرویس های ماهیانه آسانا استفاده نمایید هزینه برای هر نفر 13.49 دلار است. البته در صورت نیاز می توانید پلن Enterprise را با هماهنگی تیم فروش آسانا سفارش دهید.

ممکن است هزینه ای که برای آسانا پرداخت می کنید، بیشتر از ترلو باشد ولی آسانا ویژگیهای رایگان بیشتری را در اختیار شما قرار می دهد و در واقع هر دو ابزار عملکرد خوبی در نسخه های رایگان و تجاری ارائه میدهند.

 4. گزینه های همکاری

 ترلو و آسانا هر دو دارای عملکرد استاندارد همکاری مانند توضیحات، assign کارت، تاریخ سررسید، برچسب، نظر و پیوست اسناد هستند و در نسخه های رایگان ترلو می توانید با تعداد نامحدودی از کاربران همکاری کنید و همچنین می توانید تا 250 مگابایت فایل آپلود نمایید. ولی در نسخه رایگان آسانا تنها می توانید با 15 کاربر همکاری نمایید و همچنین حداکثر سقف پیوست فایل 100 مگابایت است. حتی در پلن های تجاری بالاتر وقتی به جزئیات نگاه می کنید ترلو امکانات بیشتری در این زمینه نسبت به آسانا ارائه می دهد.

وابستگی ها

وابستگی ها یک ویژگی مهم در زمان مدیریت وظایف هستند که در این مورد آسانا پیش قدم است. در ترلو برای ایجاد وابستگی بین کارت های یک پروژه هیچ گزینه ای وجود ندارد در صورتی که در آسانا می توانید وابستگی ایجاد کنید و آن را در جدول زمانی خود مشاهده نمایید. این امر به ویژه هنگامی که نیاز به رفع اختلافات بین این وابستگی ها دارید بسیار مفید خواهد بود البته لازم به ذکر است که این وابستگی ها در نسخه رایگان در دسترس نیستند. وقتی صحبت از وابستگی می شود، آسانا یک انتخاب بهتر است.

تجربه کاربر و سادگی

ترلو رابط کاربری ساده ای دارد و در عرض چند دقیقه می توانید در آن ثبت نام کرده و شروع به استفاده از آن نمایید و بعلاوه توضیح آن برای یک تیم کاملا ساده خواهد بود، ولی در عوض کار در  آسانا مقداری پیچیده تر است و قطعا آسانا قابلیت های بیشتری را ارائه می دهد. همچنین در صورت نیاز به کمک، انجمن های کاربردی بسیار مفیدی برای هر دو نرم افزار وجود دارند در کنار اینکه برای هر یک از بخش ها در هر دو برنامه راهنمای استفاده مفصلی ارائه شده است.

به طور خلاصه اگر برای شروع کار عجله دارید می توانید از ترلو استفاده نمایید و اگر به قابلیت های بیشتری نیاز دارید با آسانا همراه شوید.

ترلو: نقاط ضعف و قوت :

نقاط قوت ترلو

• برای شروع استفاده از آن آسان است 
• توضیح آن برای تیم آسان است 
• به صورت رایگان و نامحدود می توانید به آن عضو جدید اضافه نمایید.
• رابط کاربری مناسب و روشنی دارد
• گزینه های فیلتر پیشرفته ای دارد
• برای ثبت نام هیچ کارت اعتباری لازم نیست

نقاط ضعف ترلو

•  راهی برای  ایمپورت کردن پروژه ها از برنامه های دیگر نیست
• ممکن است برای مدیریت پروژه های بزرگ نرم افزاری مناسب نباشد
• گزینه مشاهده لیست در ترلو وجود ندارد
• هیچ دستوری برای شروع سریع انجام کارها وجود ندارد

آسانا:  نقاط ضعف و قوت:

نقاط قوت آسانا

• قابلیت های گسترده ای دارد
• برچسب های سفارشی دارد
• چندین گزینه مشاهده دارد
• گزینه ای برای مشاهده وظایف محوله دارد
• قالب ها و فیلتر های خوبی دارد
• بسیاری از ادغام ها را دارا است

نقاط ضعف آسانا

• پلن رایگان آن محدود به 15 کاربر می باشد
• هیچ گزینه ای برای افزودن چند تخصیص دهنده وجود ندارد
•  روند یادگیری پیچیده ای دارد
• قابلیت های کافی بعنوان یک ابزار سریع و تمام عیار را ندارد.

در نهایت کدام نرم افزار برای مدیریت پروژه های شرکت شما مناسب ترین است؟

در مجموع آسانا و یا ترلو هر دو گزینه های خوبی هستند. ممکن است آسانا برای تیم های غیر حرفه ای مناسب باشد و ترلو می تواند برای پروژه های کوچک مناسب تر باشد. ممکن است در هنگام استفاده از پروژه های بسیار بزرگ هیچ یک از این ابزار ها برایتان مناسب نباشند و نیاز داشته باشید از گزینه های دیگری که قابلیت های پیشرفته تری دارند استفاده نمایید.

حتی ممکن است از هر دو ابزار به صورت ترکیبی برای مدیریت کار ها، زمانبندی وظایف، و نظارت بر کارمندان به جهت دستیابی به بهترین نتیجه استفاده نمایید.