آیا قصد استفاده از گوگل شیت را دارید؟ مدیریت و تحلیل داده‌ها برای اهداف شخصی، تحصیلی و حرفه‌ای بسیار مهم می باشد. برای هر کاربردی مانند پیگیری هزینه‌ها، مدیریت وظایف پروژه یا تجزیه و تحلیل ارقام فروش، استفاده از یک اپلیکیشن spreadsheet قدرتمند و کاربرپسند، اهمیت بالایی دارد. Google Sheets یکی از این برنامه ها بر پایه وب بوده که برای ساخت و ویرایش جداول به کار می رود و توسط گوگل توسعه یافته است. در ادامه مقاله به بررسی قابلیت های کلیدی، شروع کار و نحوه ایجاد Google Sheets آن پرداخته می شود.
تصویر(1)
قابلیت های کلیدی در استفاده از گوگل شیت
دسترس پذیری: Google Sheets کاملاً مبتنی بر وب است و این موضوع به شما اجازه می‌دهد که با هر دستگاه متصل به اینترنت، امکان دسترسی به spreadsheets را داشته باشید. بدین ترتیب، می توانید روی پروژه های خود، چه در منزل، دفتر کار یا مسافرت به آسانی کار کنید.
ذخیره سازی خودکار: این یک ویژگی عالی در هنگام استفاده از گوگل شیت است که به صورت خودکار تغییرات شما را ذخیره کرده و تضمین می کند که پشتیبان گیری از داده ها همیشه در حال انجام است.
الگوها: Google Sheets مجموعه ای متنوع از الگوها را ارائه می دهد که به شما برای شروع سریع کار کمک می کند. این الگوها طیف وسیعی از نیازها مانند بودجه بندی، مدیریت پروژه، تقویم ها و برنامه ها را در بر می گیرند.
فرمول ها و توابع: Google Sheets مجموعه‌ای از فرمول‌ها و توابع مانند محاسبات ساده تا تحلیل پیچیده داده ها را در بر می گیرد. به کمک این ابزار می توانید تحلیل های آماری را انجام دهید.
Import و Export: به راحتی می‌توانید داده‌ها را از منابع مختلف مانند فایل‌های اکسل یا CSV وارد کنید. همچنین با چند کلیک ساده، امکان تهیه خروجی از فایل‌های Google Sheets به فرمت‌های مختلف و اشتراک گذاری آنها با سایرین را خواهید داشت.
نحوه استفاده از گوگل شیت و ایجاد Google Spreadsheet
ایجاد Google Spreadsheet فرآیندی آسان است که نقطه شروع برای مدیریت و تحلیل داده‌ها می باشد. در ادامه به بررسی مراحل ایجاد یک Google Spreadsheet با استفاده از الگوها پرداخته می شود.
تصویر(2)
مرحله اول: به Google Sheets دسترسی پیدا کنید
جهت استفاده از گوگل شیت، مرورگر وب موردنظر خود را باز نموده و به آدرس drive.google.com مراجعه کنید.
مرحله دوم: وارد شوید یا یک حساب کاربری ایجاد نمایید
اگر از قبل حساب Google داشته اید، باید از طریق مرورگر وب وارد ناحیه کاربری خود شوید. بدین جهت باید آدرس ایمیل و گذرواژه خود را وارد کنید اما در صورتی که حساب Google ندارید، روی گزینه "Sign up at no cost" کلیک نموده و به کمک راهنما، یک ناحیه کاربری جدید ایجاد نمایید.
مرحله سوم: یک spreadsheet جدید بسازید
با ورود به حساب Google خود، به صفحه اصلی Google Drive هدایت می‌شوید. برای ایجاد یک spreadsheet، روی دکمه "Google Sheets" کلیک کنید.
تصویر(3)
در شروع استفاده از گوگل شیت می‌توانید با کلیک روی گزینه "From a template"، انواع الگوها را بررسی کرده و از بین انواع آنها یکی را انتخاب کنید.
تصویر(4)
مرحله چهارم: رابط کاربری spreadsheet را بشناسید
جهت آشنایی بیشتر با رابط کاربری spreadsheet و استفاده از گوگل شیت، موارد زیر را در نظر داشته باشید:
- Menu Bar: شامل منوهایی برای دسترسی به قابلیت ها و ابزارهای مختلف است.
- Toolbar: میانبرهایی را برای انجام عملیات رایج مانند ذخیره سازی، لغو، انجام دوباره کارها و قالب‌بندی ارائه می دهد.
- Grid یا شبکه: در این بخش، شما با یک جدول یا شبکه از سلول‌ها روبرو خواهید شد. هر سلول از این جدول، فضایی را در اختیارتان قرار می دهد که می‌توانید در آن اطلاعات خود را وارد کنید. این جدول شامل ردیف‌ها و ستون‌هایی می باشد که به صورت یک شبکه مرتب شده‌اند.
مرحله پنجم: نام گذاری Spreadsheet
روی عنوان "Untitled spreadsheet" در بخش بالا و سمت چپ صفحه کلیک کنید و یک نام توصیفی برای spreadsheet خود وارد نمایید. این نام در شناسایی و سازماندهی آسان وظایف به شما کمک می‌کند.
تصویر(5)
مرحله ششم: افزودن داده ها
با کلیک روی یک سلول در جدول، می‌توانید آن را انتخاب کنید. با انتخاب سلول، یک حاشیه دور آن نمایش داده می‌شود. در ادامه، امکان درج داده های موردنظر خود مانند متن، اعداد، تاریخ ها یا سایر اطلاعات را خواهید داشت.
مرحله هفتم: سازماندهی با ردیف‌ها و ستون‌ها
برای افزودن داده‌های بیشتر، با استفاده از کلیدهای جهت‌دهی یا کلیک، وارد سلول‌های مجاور شوید. البته در صورت نیاز به افزودن ردیف‌ها یا ستون‌های بیشتر می توانید از راهکارهای زیر استفاده نمایید:
- روی شماره ردیف یا حرف ستون کلیک راست کرده و "Insert 1 row above/below" یا "Insert 1 column left/right" را انتخاب کنید.
تصویر(6)
- مطابق با تصویر زیر، می توانید از گزینه "Insert" (شماره1) نیز برای افزودن ردیف‌ها یا ستون‌ها (شماره2) استفاده کنید.
تصویر(7)
مرحله هشتم: ذخیره سازی
ویرایشگر Google Sheets به صورت خودکار تغییرات شما را حین انجام آنها ذخیره می‌کند، بنابراین هنگام استفاده از گوگل شیت، نیازی به ذخیره دستی تغییرات نیست. اکنون می‌توانید شروع به افزودن و سازماندهی داده‌های خود، اعمال قالب بندی و بهره‌برداری از ویژگی‌های مختلف مانند فرمول‌ها و توابع کنید.
تصویر(8)
نحوه افزودن داده ها به Spreadsheet
بعد از ایجاد Google Spreadsheet، باید اقدام به پر کردن جدول با داده های خود کنید. برای وارد کردن متن، اعداد، تاریخ و حتی فرمول‌ها، ویرایشگر Google Sheets روش‌های متنوعی را ارائه می‌دهد تا به شما در افزودن و مدیریت کارآمد اطلاعات کمک کند.
روش اول: ورود دستی داده ها
روی سلولی که قصد افزودن داده به آن را دارید، کلیک کنید. در ادامه، شروع به تایپ داده‌های خود مانند متن، اعداد، تاریخ یا هر اطلاعات دیگری که مربوط به جدول است، نمایید. برای ثبت ورودی خود، کلید Enter را فشار دهید. پس از درج داده در سلول، به سطر بعدی منتقل خواهید شد.
تصویر(9)
روش دوم: copy و paste
روی سلولی که قصد کپی داده های آن را دارید کلیک راست نموده و گزینه "Copy" را انتخاب نمایید. سپس مجددا با کلیک راست روی سلول مقصد، داده ها را "Paste" کنید.
در سیستم عامل Mac برای کپی نمودن متن جدول، کلیدهای میانبر Command + C و برای paste کردن از کلیدهای Command + V استفاده کنید. همچنین، در سیستم عامل ویندوز، می توانید برای کپی نمودن داده های جدول از کلیدهای Ctrl + C و برای paste کردن از کلیدهای Ctrl + V کمک بگیرید.
روش سوم: Import داده
اگر داده‌های خود را در یک منبع خارجی مانند فایل CSV یا Excel ذخیره کرده اید، می‌توانید آنها را در Google Spreadsheet وارد کنید. روی "File" در Menu Bar کلیک نموده و سپس "Import" را انتخاب کنید. در ادامه گزینه مناسب، به عنوان مثال "Upload" را برای بارگذاری یک فایل از رایانه برگزینید.
تصویر(10)
نحوه ویرایش و قالب‌بندی داده‌ها حین استفاده از گوگل شیت
برای بهبود نظم، خوانایی و ظاهر کلی داده‌هایتان در Google Sheets، ویرایش و قالب‌بندی آنها بسیار مهم است. در ادامه، تکنیک‌های مختلف برای ویرایش و قالب‌بندی داده‌هایتان ذکر شده تا اطمینان حاصل کنید که اطلاعات به راحتی قابل درک و از نظر بصری جذاب هستند.
ویرایش محتوای سلول: برای ویرایش یک سلول، دوبار روی آن کلیک کنید یا پس از انتخاب آن کلید Enter را فشار دهید تا حالت ویرایش فعال شود. سپس تغییرات خود را اعمال نموده و جهت ذخیره سازی مجددا کلید Enter را بفشارید.
یافتن و جایگزین کردن: برای باز کردن پنجره "Find and Replace"، در ویندوز کلیدهای Ctrl + F و در مک Command + F را فشار دهید. متنی که به دنبال آن هستید را وارد کرده و در صورت تمایل، متن جایگزین آن را تایپ یا paste نمایید.
اعمال فرمت های عددی: برای قالب‌بندی سلول‌ها در ویرایشگر Google Sheets، می‌توانید از گزینه‌های موجود در نوار ابزار استفاده کنید تا بتوانید مواردی مانند ارز، درصد یا تاریخ را انتخاب نمایید.
اعمال فرمت های متنی: سلول‌هایی را که می‌خواهید فرمت آنها تغییر کند را انتخاب نمایید. از گزینه های موجود در نوار ابزار برای تغییر نوع، اندازه و رنگ فونت و همچنین گزینه های bold، italic و غیره استفاده کنید.
فرمت شرطی: سلول‌ها را بر اساس معیارهای خاص با استفاده از فرمت شرطی، متمایز کنید. روی منوی "Format" کلیک کرده و سپس "Conditional formatting" را انتخاب نمایید. سپس معیارها و سبک فرمت خود را برگزینید.
تعیین قوانین اعتبارسنجی داده: سلول‌هایی که قصد اعمال اعتبار سنجی روی آنها را دارید، انتخاب نمایید. سپس روی منوی "Data" کلیک کرده و "Data validation" را برگزینید. می توانید قوانینی مانند محدوده‌های عددی یا لیست‌های کشویی را برای داده های ورودی تعریف کنید.
تصویر(11)
مرتب سازی و فیلتر داده هنگام استفاده از گوگل شیت
مرتب سازی داده: محدوده موردنظر را جهت مرتب سازی انتخاب نمایید. روی منوی "Data" کلیک کرده و سپس "Sort sheet A-Z" را برگزینید.
فیلتر کردن داده: پس از انتخاب یک سلول عنوان، روی آیکون فیلتر در نوار ابزار کلیک کرده تا بتوانید از گزینه‌های فیلتر استفاده نمایید و داده‌های خاص را بر اساس معیارهای موردنظر، نمایش دهید.
جمع بندی
Google Sheets یک ابزار قدرتمند بر پایه وب است. این برنامه قابلیت‌هایی مانند، ذخیره سازی خودکار، الگوهایی برای شروع سریع، فرمول‌ها و توابع پیچیده را ارائه می دهد. با رعایت موارد مطرح شده در این مقاله، استفاده از گوگل شیت به آسانی قابل انجام بوده و می توانید برای مدیریت و تحلیل داده‌ها از آن بهره مند شوید.