همانند اکثر صاحبان مشاغل، بررسی و چک کردن ایمیل ها احتمالا بخش قابل توجهی از زمان شما در روز را به خود اختصاص می دهد. چه اتفاقی می افتاد اگر می توانستید این کار را سریعتر انجام دهید و پاسخ هر ایمیل را متناسب با همان ایمیل در زمان کوتاه تری ارسال کنید؟

در ادامه ترفندهایی به شما آموزش داده می شود تا بتوانید سریعتر ایمیل های خود را بررسی نمایید.

اگر از Gmail استفاده می کنید، در حال حاضر از یک بستر قدرتمند با بسیاری از ویژگی های قابل توجه بهره می برید. مشکلی که وجود دارد این است که اکثر افراد فقط از درصد کمی از ویژگی های واقعی Gmail آگاهی دارند. 

تصویر(1)

در این مقاله ترفندهای استفاده از Gmail آورده شده است، امید است تا افراد با استفاده از این ترفندها بتوانند بخش مهمی از زمان خود را مدیریت نمایند.

1.  از Undo برای عدم ارسال پیام ارسال شده استفاده کنید.

تصویر(2)

آیا تا به حال به این مشکل برخورد کرده اید که از ارسال ایمیل خود پشیمان شوید؟ برای اکثر افراد این اتفاق پیش آمده است که پس از ارسال پیام خود، پشیمان شده و آرزو می کنند که ای کاش ایمیل ارسال نمیشد.

با این حال بسیاری از کاربران متوجه نیستند که Gmail دارای ویژگی ای است که به شما این  امکان را می دهد تا بتوانید پیام ارسال شده خود را بازگردانید و از ارسال آن صرف نظر نمایید. برای استفاده از این ترفند Gmail ابتدا باید Undo Send را فعال کنید تا بتوانید از آن استفاده کنید.

2. برای آگاهی  از ویژگی های جدید، از بخش  تنظیمات Gmail ، گزینه Labs را بررسی کنید.

ممکن است شما از Gmail Labs بی اطلاع باشید. اگر چنین است، برخی از ترفندهای عالی Gmail را از دست می دهید.

Gmail Labs گزینه ای است که ویژگی های جدید Gmail قبل از تبدیل به دائمی شدن و قرار گرفتن در بخش گزینه های اصلی Gmail، در آنجا تست می شود. بسیاری از این ویژگی ها فوق العاده مفید هستند. اصلی ترین منبع استفاده از این ویژگی این است که گوگل می تواند آنها را نادیده بگیرد. Google همچنین خاطرنشان می کند که ویژگی های Labs می توانند در هر زمان تغییر کرده یا از کار بیفتند.

با وجود هشدارهای Google، بسیاری از ویژگیهای Labs ارزش بررسی دارند. چندین ویژگی خاص Labs در ادامه این مقاله آمده است.

تصویر(3)

3. صرفه جویی در وقت با پاسخ های آماده (Gmail Labs)

آیا با پاسخ های تکراری به یک سوال در ایمیل خسته شده اید؟

نه تنها تکرار کردن یک پاسخ آزار دهنده است بلکه باعث اتلاف وقت نیز می شود. Gmail با ویژگی Canned Responses پاسخی برای حل این مشکل دارد. پاسخ های از پیش آماده شده به شما این امکان را می دهند تا هر ایمیلی که ارسال می کنید به عنوان Canned Responses ذخیره کرده و در آینده از آن استفاده نمایید. این روش مانند الگو (template) عمل میکند.

پاسخ های از پیش آماده شده باعث صرفه جویی در وقت می شوند، به خصوص اگر در زمینه ای فعالیت می کنید که نیاز به تعامل زیادی با مشتری دارد. گزینه Canned Responses را از صفحه Gmail Labs فعال کنید:

تصویر(4)

4. اسکن  سریع پیام ها با صفحه پیش نمایش (Gmail Labs)

تصویر(5)

بدون ترک صندوق ورودی، پیام های ایمیل خود را  مشاهده کرده و به آنها پاسخ دهید. از صفحه پیش نمایش در Gmail Labs استفاده کنید تا محتویات پیام های ایمیل خود را مشاهده نمایید.

با فعال کردن صفحه پیش نمایش، دکمه جابجایی اضافه می شود که به شما این امکان را می دهد تا بین یک صفحه پیش نمایش عمودی (تصویر بالا)، یک صفحه پیش نمایش افقی یا بدون صفحه پیش نمایش را انتخاب کنید. 

5. از طریق ایمیل به پیام های صوتی Google گوش دهید (Gmail Labs)

تصویر(6)

اگر با حساب Google خود از Google Voice استفاده می کنید، احتمالاً اعلان های شما تنظیم شده است تا به حساب Gmail بروند. هنگامی که شخصی یک پیام Google Voice برای شما ارسال می کند، شما یک اعلان از طریق ایمیل دریافت می نمایید. به وسیله Google Voice Player از Google Labs، می توانید به هر پیام صوتی از طریق Gmail گوش دهید.

6. تقویم Google خود را از طریق ایمیل مشاهده کنید (Gmail Labs)

تصویر(7)

آیا تا به حال این تجربه را داشته اید که آنقدر سرگرم پاسخگویی به ایمیل های خود باشید که یک قرار ملاقات مهم  را از دست بدهید؟ از آنجا که رسیدگی به  ایمیل برای بسیاری از صاحبان مشاغل زمان زیادی را می طلبد، طبیعی است که گاهی زمان از دست برود. این امر به ویژه زمانی مورد توجه است که برای مشاهده تقویم Google خود باید از ایمیل خارج شوید. برای حل این مشکل یک ترفند Gmail وجود دارد. با تقویم Google از طریق Gmail Labs، وقتی سرگرم  پیام های خود هستید، جلسات شما درست جلوی شما قرار می گیرد. وقتی از این ترفند Gmail استفاده می کنید، یک ابزار تقویم Google درون صندوق ورودی شما نمایش داده می شود.

7. دریافت ایمیل از سایر پلتفرم ها در Gmail

تصویر(8)

اگر حساب های کاربری ایمیل متفاوتی دارید، حتما می دانید که بررسی همه آنها چقدر وقت گیر است. شما باید به هر حساب ایمیل بصورت جداگانه وارد شوید و به دنبال پیام های جدید باشید. اگر این کاری است که تا کنون انجام می داده اید، با Gmail روش بهتری پیش روی شما قرار دارد. با Gmail، می توانید یک صندوق ورودی واحد و یکپارچه ایجاد کنید که در آن همه ایمیل های خود را دریافت خواهید نمایید. برای دریافت پیام های شما نیازی به ورود به پلتفرم دیگری به جز Gmail نیست.

8. بی صدا کردن مکالمات پر سر و صدا در Gmail

تصویر(9)

آیا تا به حال در یک بحث گروهی بوده اید؟ در اینصورت اطلاع دارید که وقتی به یک پیام که نیازی هم به آن ندارید پاسخ های فراوان ارسال میشود و اعلان های پیاپی در مورد آن دریافت میکنید تا چه اندازه آزاردهنده است. می توانید مکالمه پر سروصدا در Gmail را بی صدا کنید. هنگامی که یک مکالمه را در حالت mute قرار می دهید، پیام های مربوط به آن موضوع مستقیماً به بایگانی شما می روند(به صندوق ورودی شما ارسال نمی شوند) برای شروع دوباره دیدن آن پیام ها، به سادگی مکالمه را unmute نمایید.

9. از چند حساب Gmail به طور همزمان استفاده کنید

اگر بیش از یک حساب Gmail دارید، آیا می دانید که می توانید همزمان به بیش از یک حساب وارد شوید؟ برای بررسی پیامها در حساب دیگر نیازی به خروج از یک حساب کاربری نیست. این نکته Gmail به شما این امکان را میدهد تا چندین حساب را  همزمان در زبانه های مختلف باز کنید. در اینجا نحوه انجام این کار آمده است: به اولین حساب Gmail خود وارد شوید. روی نماد نمایه خود در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید. تصویر زیر نمایش داده می شود:

تصویر(10)

روی دکمه Add account کلیک کنید. حساب دوم Gmail را که می خواهید، اضافه کرده و گذرواژه حساب را تایپ کنید. حساب دوم Gmail در یک تب جدید باز می شود. Gmail اول، هنوز در اولین تب باز است. برای بررسی هر حساب، به سادگی بین زبانه ها بروید. همین روند را برای هر حساب جدیدی که میخواهید اضافه کنید، ادامه دهید. اگر از مرورگر Chrome استفاده می کنید، یک نکته در مورد Gmail در آن وجود دارد. تمام حساب های Gmail که شما در حال حاضر لاگین کرده اید در پنجره بالا برای شما نمایش داده می شوند. برای باز کردن یک حساب از پنجره بازشو روی حساب مورد نظر کلیک کنید تا پیام های Gmail آن حساب را مشاهده نمایید.

10. پیگیری آدرس ایمیل های نزدیک به هم 

اگر آدرس Gmail شما با gmail.com@ به پایان می رسد،روند قرارگیری (.) در آدرس هیچ تفاوتی ایجاد نمیکند و تمامی ایمیل ها به یک صندوق ورودی می رسند، مانند نمونه های زیر:

• firstnamelastname@gmail.com
• firstname.lastname@gmail.com
• f.ir.st.na.me.last.name@gmail.com

این ترفند Gmail بین کاربران بسیار شناخته شده است و اکثر افراد می دانند که Gmail این (.) ها را نادیده می گیرد.

11. پیام های مشترک را از  ایمیل فیلتر کنید

Gmail کاراکترهای بعد از نماد (+) در آدرس ایمیل را نادیده می گیرد. آدرس های ایمیل زیر به یک صندوق ورودی Gmail ارسال می شوند:

• firstnamelastname@gmail.com
• firstnamelastname+booklist@gmail.com
• firstnamelastname+subscription@gmail.com

با دانستن این ترفند می توانید یک فیلتر در Gmail تنظیم کنید تا تمام پیام های با نماد بعلاوه و نام اشتراک به یک برچسب خاص (پوشه) ارسال شود.

12. یاد بگیرید که از اپراتورهای جستجوی Gmail استفاده کنید

آیا واقعاً می دانید چگونه از عملکرد جستجوی Gmail Google استفاده کنید؟

Gmail بیش از 20 اپراتور جستجو دارد که می توانید برای یافتن پیام یا ایجاد فیلتر از آنها استفاده نمایید.

آیا نیاز دارید که یک پیام را از طرف یک فرستنده خاص پیدا کنید که دارای پیوست است و در تاریخ مشخصی ارسال شده است؟ مشکلی نیست، اپراتورهای جستجو می توانند به شما کمک کنند دقیقاً آنچه را که لازم دارید، بیابید. به عنوان مثال، اپراتور جستجوی زیر تمام پیامهای ارسالی از Envato Tuts + را بعد از 15 ژانویه 2016 پیدا می کند:

تصویر(11)

13. تب های صندوق ورودی Gmail را خاموش کنید

تصویر(12)

Gmail دارای پنج زبانه است که به طور خودکار فعال می شوند:

• Primary
• Social
• Promotions
• Updates
• Forums

اما سیستم پنج زبانه مخصوص همه نیست. اگر به عنوان مثال در رسانه های اجتماعی یا انجمن ها فعالیت نمی کنید، چرا می خواهید آن برگه ها در صندوق ورودی شما ظاهر شوند؟ همچنین، ممکن است یک صندوق ورودی ایمیل با تب های کمتری بخواهید. این نکته Gmail، سریع  قابل اجرا می باشد. با استفاده از گزینه Settings > Inbox > Categories می توانید آن برگه های اضافی را حذف کنید.

14. از Hangouts در Gmail استفاده کنید

تصویر(13)

پیام های الکترونیکی عالی هستند، اما شما اغلب باید منتظر پاسخ باشید. آیا ت ابحال تمایل داشته اید که بتوانید سریعتر پاسخ دهید؟ 

اگر هم شما و هم مخاطبی که می خواهید به آن دسترسی پیدا کنید، دارای یک حساب Google بوده و هردو آنلاین هستید، از Google Hangouts در Gmail استفاده کنید تا سریع پاسخ دهید. این روش همانند پیام های فوری کار می کند. برای استفاده از Hangouts، در گوشه سمت چپ پایین صندوق ورودی خود روی نماد Hangouts ( مانند یک علامت نقل قول است) کلیک نمایید. روی نام شخصی که می خواهید به Hangout دعوت کنید کلیک کنید. یک کادر گفتگوی Hangout در سمت راست صندوق ورودی شما ظاهر می شود. اکنون می توانید با مخاطب خود در یک زمان  گفتگو کنید.

15. تنظیمات  ستاره را برای مرتب کردن پیام های ایمیل انجام دهید

تصویر(14)

احتمالاً متوجه ستاره های کوچک در کنار هر پیام شده اید. روی ستاره کلیک کنید، به رنگ زرد در می آید. ستاره راهی عالی برای نشانه گذاری یک پیام مهم است. عالی نیست اگر بتوانید با علامت گذاری آنها با رنگ های مختلف، بین پیام های مهم خود تفاوت ایجاد کنید؟

ترفند معروف Gmail این است که می توانید تنظیمات ستاره را در Gmail با گزینه Settings> General> Stars تغییر دهید. در کل دوازده گزینه ستاره وجود دارد، از جمله ستاره های رنگی مختلف و نمادهای دیگری مانند علامت تعجب و حتی علامت سوال.

در بخش بعدی این مقاله به ادامه این موارد پرداخته می شود.