اتفاقات روزمره ، اخبار مهم و دیگر مطالب میهن وب هاست را می توانید در این قسمت مطالعه کنید

Scope Creep یا خزش محدوده، مشکلی شایع می باشد که تقریباً هر ارائه دهنده خدمات یا Freelancer (افرادی که به صورت شخصی برنامه نویسی انجام می دهند)، در حین انجام پروژه با آن مواجه شده اند. به خصوص در حوزه توسعه نرم افزار و وب سایت، scope creep می تواند عواقبی جدی برای زمان، بهره وری و حاشیه سود شما داشته باشد.

به عنوان یک مدیر پروژه، تا زمانی که محدوده پروژه را به طور کامل درک نکنید، امکان مهار یا مدیریت scope creep را نخواهید داشت. در این مقاله، مفهوم Scope Creep یا خزش محدوده و علل رایج آن بررسی خواهد شد. همچنین نمونه هایی از scope creep در مدیریت پروژه وب سایت و راه های عملی جلوگیری از آن را مشاهده خواهید کرد.

عناوین مطالب

• محدوده پروژه چیست؟
• Scope Creep یا خزش محدوده چیست؟
• علل رایج scope creep
  • "محدوده پروژه" مبهم یا نامشخص
  • کنار گذاشتن شیوه های مدیریت پروژه
  • قراردادهای غیر مستند یا مبهم
  • عدم تنظیم فرآیند برای درخواست های جدید
  • چند ذینفع برای پروژه بدون اهداف مشترک
• نمونه هایی از Scope Creep
  • مثال 1: محتوای متوقف شده
  • مثال 2: فرودگاه بین المللی دنور
  • مثال 3: بازنگری های طراحی
• چگونه از Scope Creep جلوگیری کنید
  • 1. یک نسخه از الزامات پروژه را نگه دارید
  • 2. یک روال برای درخواست تغییر، تنظیم کنید
  • 3. درگیر کردن ذینفعان در فرآیند محدوده پروژه
  • 4. اعضای تیم را از شرایط پروژه و تغییرات اگاه کنید
  • 5. فعال باشید
• نتیجه گیری

محدوده پروژه چیست؟

همانطور که از نام آن مشخص است، محدوده پروژه (یا محدوده کار) به برنامه کاری، مراحل، فرآیندها و پیش نیازهایی اشاره دارد که برای شروع و تکمیل یک پروژه نیاز می باشند. داشتن یک Work Breakdown Structure یا ساختار تفکیک کار (WBS) برای پروژه‌ها، راهی آسان جهت شناسایی تمام مشخصات، نقاط عطف، فعالیت‌ها، هزینه، بودجه، مرزها و زمان‌بندی پروژه است که محدوده پروژه را تشکیل می‌دهند.

همه این موارد به شما و مشتری کمک می کنند تا قبل از شروع پروژه، محدوده آن را مشخص کنید. عدم تعریف محدوده پروژه، در هنگام مصاحبه با مشتری، نه تنها می تواند منجر به Scope Creep شود، بلکه ممکن است محصول نهایی کاملاً با آنچه مشتری تصور می کرد، متفاوت باشد.

Scope Creep یا خزش محدوده چیست؟

Scope Creep به عنوان feature creep یا "خزش ویژگی" نیز شناخته می شود و به معنای یک درخواست اضافه یا انحراف از محدوده اصلی یک پروژه است. این بدان معنا نیست که از تغییرات در محدوده استقبال نمی شود. اما، شما باید این درخواست‌های تغییر را محدود کنید تا با project scope یا "محدوده پروژه" مطابقت داشته باشد زیرا این تغییرات بر برنامه، منابع، بودجه، بهره‌وری، زمان و هزینه پروژه تأثیر می‌گذارد.

Scope Creep یا خزش محدوده زمانی غیرقابل تحمل می شود که مشتریان یا ذینفعان، ویژگی ها یا الزامات پروژه را پس از شروع آن، اضافه کنند. هنگامی که از تیم شما انتظار می رود پروژه را بر اساس برنامه، بودجه و منابع اولیه تکمیل کند، این موضوع می تواند مشکل ساز باشد.

تقریباً مانند معنای کلمه creep (به آرامی پیش رفتن)، Scope Creep با درخواست های جزئی شروع می شود که به تدریج بر هدف پروژه تأثیر می گذارد و مشکل ایجاد می کند. تغییرات کنترل نشده در محدوده یک پروژه، می توانند باعث افزایش هزینه ها شوند. تا جایی که بودجه کافی برای ادامه پروژه، قابل تامین نخواهد بود. این امر بر حاشیه سود شما تأثیر می گذارد و موجب می شود deadlines یا ضرب الاجل ها را از دست بدهید و از خواسته مشتری، منحرف شوید. همه اینها می تواند بر شهرت و کسب و کار شما تاثیر منفی داشته باشد. اگر محدوده پروژه خود را به طور دقیق تعریف نکنید، پیشرفت پروژه شما فراتر از انتظارات اولیه، به طول می انجامد.

تصویر(1)

علل رایج Scope Creep یا خزش محدوده

Scope Creep به دلایل مختلفی رخ می دهد و می تواند بخاطر توقعات بالای مشتری یا عدم مدیریت صحیح تیم پروژه، ایجاد شود. Scope Creep می تواند برای طراحان وب، توسعه دهندگان و کارآفرینان، مشکلات زیادی ایجاد کند. در ادامه به برخی از علل رایج Scope Creep یا خزش محدوده اشاره می شود.

"محدوده پروژه" مبهم یا نامشخص

عدم وضوح در تعریف محدوده یک پروژه، ساده ترین دلیل برای ایجاد Scope Creep است. به عنوان یک مدیر پروژه، باید فرآیندها و الزامات لازم جهت تکمیل پروژه را درک کنید. در غیر این صورت، محصول نهایی طبق انتظارات مشتری شما، نخواهد بود.

گاهی اوقات مشتریان در به وجود آمدن Scope Creep، مقصر هستند. زیرا ایده مشخصی از آنچه که می خواهند، ندارند. برای هدایت چنین مشتریانی به یک چشم انداز روشن، نیاز به یک فرد مسئول جهت پیگیری ارتباطات پروژه است. در صورتی که مشتری در حین انجام پروژه، دخالت های زیادی انجام دهد و مدام موارد جدیدی به پروژه اضافه کند، نشانه واضحی از Scope Creep یا خزش محدوده احتمالی در آینده خواهد بود.

کنار گذاشتن شیوه های مدیریت پروژه

جلب رضایت مشتری در روند اجرای پروژه مهم است اما پایبندی به اصولی که در شروع پروژه برنامه ریزی شده نیز به همان اندازه اهمیت دارد. کنار گذاشتن شیوه‌های مدیریت پروژه برای تغییرات جزئی، منجر به Scope Creep می شود.

به عنوان مثال، مشتری از شما می خواهد تا تغییری جزئی در رنگ های قالب یک صفحه وب ایجاد نمایید. اعمال چنین تغییری، زمان بر نخواهد بود. بنابراین ممکن است وسوسه شوید که آن را خارج از محدوده تعیین شده، اجرا کنید. این کار می تواند به تدریج موجب ایجاد Scope Creep شده و در طول زمان انباشته شود. پیروی از شیوه‌های مدیریت پروژه، به شما کمک می‌کند تا در مسیر موفقیت قرار بگیرید و در عین حال، پروژه از هدف اصلی منحرف نمی شود.

تصویر(2)

قراردادهای غیر مستند یا مبهم

کاهش مکاتبات و انجام توافقات کتبی با مشتری، یک راه عالی جهت محدود کردن Scope Creep می باشد. یک راهکار آسان برای مستندسازی ارتباطات خود با مشتریان، اطمینان از این است که ارتباطات مهم از طریق ایمیل و نه از طریق تماس، انجام شوند یا توافقات حاصل شده از طریق جلسات فیزیکی و تماس ها، مجدداً از طریق ایمیل تایید شوند.

همچنین، داشتن یک قرارداد منعطف شامل شرایط، مقررات و تعهدات دو طرفه پروژه، راه بسیار خوبی برای اطمینان از شفافیت و جلوگیری از درخواست‌های غیرضروری از سوی مشتریان است. اما اطمینان حاصل کنید که تمام مستندات بدون ابهام هستند و هیچ یک از طرفین برداشت نادرستی از آن نخواهند داشت.

عدم تنظیم فرآیند برای درخواست های جدید

تغییر در طول پروژه، معمولا اجتناب ناپذیر است. به عنوان یک مدیر پروژه ماهر، می بایست فضایی برای بهبود روند انجام پروژه ایجاد نمایید. هر درخواست جدید باید مطابق با فرآیندهایی باشد که تضمین می کند هزینه، منابع و زمان در نظر گرفته شده در ابتدای پروژه، تحت الشعاع قرار نمی گیرند.

جدا از درخواست های مشتری، گاهی اوقات تیم های پروژه ممکن است روی افزودن ویژگی های اضافی برای تحت تاثیر قرار دادن مشتریان، تمرکز کنند. این موارد باید از کانال های مناسبی عبور داده شوند تا مطمئن شوید که نتیجه معکوس ندارند و برای شما هزینه اضافی و اتلاف زمان، به همراه نخواهند داشت. ساختار مناسب جهت ادغام درخواست ها، تاخیرهای ناخواسته و نارضایتی مشتریان را از بین می برد.

چند ذینفع برای پروژه بدون اهداف مشترک

این گزینه معمولاً زمانی اتفاق می‌افتد که مشتری چندین شریک یا کارمند دارد که بر جنبه‌های مختلف یک پروژه نظارت می‌کنند. معمولاً هر فرد ایده ها یا دیدگاه های متفاوتی در مورد چگونگی اجرای پروژه خواهد داشت. اگر این مساله به درستی مدیریت نگردد، می تواند مشکل ساز شود. هنگامی که یک پروژه دارای چندین تصمیم گیرنده باشد، باید نظرات آنها یکسان گردد تا Scope Creep یا خزش محدوده ایجاد نشود. به عنوان یک مدیر پروژه، باید از این اختلاف آگاه باشید و قبل از هرگونه درخواست تغییر از سوی ذینفعان، از هم افزایی بین سهامداران، اطمینان حاصل کنید.

تصویر(3)

علل دیگر عبارتند از:

• فقدان بیانیه پروژه
• مصاحبه با مشتری به صورت غیر رسمی و مبهم
• بودجه و چارچوب زمانی غیر واقعی
• تغییر در مدیریت شرکت مشتری
• دید مبهم از پروژه در شما یا مشتری
• مدیریت پروژه ناکارآمد
• شکاف های ارتباطی با مشتری

نمونه هایی از Scope Creep یا خزش محدوده

اگرچه Scope Creep معمولاً به معنی درخواست‌ تغییرات در حین انجام پروژه می باشد اما همیشه اینطور نیست. اگر درخواست‌های مجاز نیز در مراحل اولیه پروژه به‌عنوان Scope Creep شناخته نشوند، می‌توانند مشکلات مشابهی را ایجاد کنند. در ادامه سه نمونه از Scope Creep یا خزش محدوده آورده شده تا به شما در شناسایی آنها در پروژه های عملی، کمک کند.

مثال 1: محتوای متوقف شده

در نظر بگیرید که یک شرکت فعال در زمینه تجارت الکترونیک به شرکت توسعه وب سایتتان برای ایجاد یک وب سایت وردپرسی، درخواست همکاری ارسال می کند. شما با مشتری خود مصاحبه کرده اید و محدوده پروژه توسط هر دو طرف تایید شده است. همچنین رویه ای را برای درخواست های تغییر جزئی در صورت لزوم، مشخص کرده اید.

با این حال، در الزامات این پروژه تحت وب، مشتری بر ارائه محتوای وب سایت تجارت الکترونیک اصرار داشت و قصد استفاده از خدمات اضافی شما را دارد. پیش بینی می شود این وب سایت تا دو ماه دیگر راه اندازی شود و تحویل محتوا توسط مشتری، 3 هفته قبل از راه اندازی برنامه ریزی شده است.

مشتری نمی تواند محتوای وب را در تاریخ برنامه ریزی شده تحویل دهد و تا 5 روز قبل از راه اندازی وب سایت، هیچ گونه اطلاعاتی در اختیارتان قرار نمی گیرد. در نهایت با درخواست توسعه و بررسی محتوای وب توسط شما، با در نظر گرفتن پرداخت هزینه بیشتر اما بدون تمدید تاریخ تحویل پروژه، تماس گرفته و درخواست خود را مطرح می کند.

این مورد نیز یک Scope Creep است و در صورت تایید، احتمالاً عواقبی مشابه یک مورد توافق نشده را خواهد داشت. مگر اینکه مجددا برای زمان تحویل پروژه، با مشتری توافق کنید و چند روز تمدید شود. اگر نتوانید زمان تحویل پروژه را تمدید نمایید، این مورد بر بهره وری، منابع انسانی و زمان تحویل کامل سایت، تاثیر منفی خواهد داشت.

مثال 2: فرودگاه بین المللی دنور

یک مثال واقعی از Scope Creep، فرودگاه بین المللی دنور (DIA) می باشد. پروژه فرودگاه برای ایجاد یک سیستم حمل بار کاملاً خودکار، بیش از 2000 تغییر در طراحی داشت. اگرچه این پروژه 16 ماه دیرتر از موعد مقرر و با 250 درصد بودجه بیشتر، به پایان رسید اما در نهایت شکست خورد.

علت اصلی Scope Creep در مراحل طراحی، نتیجه عدم مشارکت همه ذینفعان مربوطه، در مراحل برنامه ریزی، مانند خطوط هوایی بود. سیستم حمل و نقل چمدان نیز به دلیل نادیده گرفتن برخی از نگرانی های اساسی پروژه، شکست خورد.

از این رو، در این پروژه می‌توان خطاهایی را هم از سوی مشتری و هم تیم پروژه مشاهده کرد. مدیران پروژه باید ایجاد یک ساختار تفکیک کار (WBS) را هنگام ایجاد محدوده یک پروژه، در اولویت قرار دهند. همانطور که در این مثال مشاهده می شود، ضروری است که مشتری و همه ذینفعان، قبل از ادامه کار در مسیر مشخص و واحد، قرار داشته باشند.

تصویر(4)

مثال 3: بازنگری های طراحی

یک مشتری را در نظر بگیرید که نیاز به طراحی وب سایت داشته اما هیچ ایده ای در مورد ظاهر نهایی آن ندارد. مشتری می گوید "وقتی آنچه را که دوست دارم ببینم، متوجه خواسته خود خواهم شد". در حالی که هیچ چیز قطعی برای کمک به روند برنامه ریزی، ارائه نمی دهد.

در مراحل طراحی، طرح ها را برای مشتری ارسال می‌کنید اما آنها رضایت ندارند. زیرا به نظر می‌رسد نمونه های ارسالی، طرح مدنظر مشتری نمی باشند. مشتری به درخواست تجدید نظر در طراحی ادامه می دهد و در نتیجه، کل پروژه را متوقف می کند. چند روز مانده به زمان راه اندازی پیش بینی شده، یک طرح تایید می شود و از شما انتظار می رود همچنان وب سایت را برای راه اندازی، به موقع تحویل دهید. از این مثال، آشکار است که دستورالعمل‌های مبهم از سمت یک مشتری که به شکل بازنگری های بی‌پایان می باشد، منجر به Scope Creep می‌ گردد. این کار بهره وری و منابع شما را هدر می دهد.

چگونه از Scope Creep جلوگیری کنید

Scope Creep یکی از دلایل اصلی افزایش بیش از حد بودجه و تاخیر پروژه ها است و به ویژه در دنیای نرم افزار، طراحی وب سایت و توسعه، مشکلات فراوانی ایجاد خواهد کرد. با محدود کردن حداقل تغییرات غیرمجاز، پروژه های شما شاهد بهبود قابل توجهی در بهره وری، حاشیه سود و مدیریت زمان خواهند بود. پیروی از قوانین و مقررات تایید شده در ابتدای پروژه، زمان کافی برای رسیدگی به درخواست‌های مشتریان را فراهم می کند. در ادامه 5 مورد از بهترین راه ها برای جلوگیری از Scope Creep یا خزش محدوده و شکست پروژه های شما، آورده شده است:

1. یک نسخه از الزامات پروژه را نگه دارید

اگرچه واضح است که مستندسازی الزامات پروژه از سوی مشتریان و کارفرما همیشه انجام نمی شود اما ثبت الزامات پروژه به شما امکان می دهد تا محدوده پروژه خود را تعریف نمایید. از مشاوره با مشتری شروع کنید تا متوجه شوید مشتری شما به چه چیزی نیاز دارد. هنگامی که نیازهای پروژه را از طریق جلسه با مشتری مستند کردید، آن را با طرف های درگیر به اشتراک بگذارید. این سند باید حاوی تمام اطلاعات لازم برای پیگیری پیشرفت پروژه نیز باشد. توجه داشته باشید که الزامات باید بر اساس اهمیت آنها، اولویت بندی شوند. زیرا ممکن است همه الزامات امکان پذیر نباشد. این کار کمک می کند تا تیم خود را تحت کنترل نگه دارید و از اتلاف وقت آنها برای کارهای غیر مهم یا غیرممکن، جلوگیری نمایید.

2. یک روال برای درخواست تغییر، تنظیم کنید

صرف نظر از اینکه محدوده پروژه شما چقدر خوب آماده شده باشد، انتظار می رود که با پیشرفت پروژه تغییراتی ایجاد شود. به همین دلیل است که باید بندهایی را در قراردادهای خود با مشتریان لحاظ کنید که روال درخواست تغییر را مشخص کند.

این روال درخواست تغییر، به شما کمک می‌کند تا احتمال Scope Creep های غیرمنتظره را مدیریت کنید اما برای اینکه این کار انجام شود، این روال باید توسط تمامی افراد درگیر در پروژه، رعایت شود. در غیر این صورت، این فرآیند بی فایده خواهد بود. همچنین، پیامدهای مربوط به افزایش هزینه و تمدید زمان تحویل پروژه را برای درخواست‌های تغییر در نظر بگیرید تا از درخواست‌های بیهوده مشتریان جلوگیری کرده و حاشیه سود را حفظ کنید.

راه اندازی این روال پس از درخواست مشتری برای انجام پروژه، بسیار آسان می باشد. مراحل اولیه رویه شامل بازبینی، تایید یا رد پروژه و ادغام درخواست ها با یکدیگر است. وقتی شرایط ایجاب می کند، از رد درخواست های مشتری ترسی نداشته باشید. حتما دلایل عدم اجرای یک درخواست خاص را به وضوح توضیح دهید و گزینه های جایگزین را ارائه نمایید.

تصویر(5)

3. درگیر کردن ذینفعان در فرآیند محدوده پروژه

هنگام ایجاد محدوده پروژه، ارتباط خوب با همه ذینفعان ضروری می باشد. به عنوان یک مدیر پروژه، اهمیت دارد که تمام درخواست های ذینفعان را جمع آوری و درک کرده اید. با به اشتراک گذاشتن اسناد مورد نیاز خود با ذینفعان، سردرگمی های احتمالی از بین ببرید و برای بررسی محدوده پروژه زمان کافی اختصاص دهید.

همچنین، اطمینان حاصل کنید که ذینفعان مختلف، مراحل و پیامدهای درخواست تغییر را پس از تکمیل محدوده پروژه، درک می کنند. عدم مشارکت ذینفعان می تواند پروژه را مختل کند. زیرا ذینفعان می توانند درخواست های عمده ای را در طول توسعه پروژه ارائه دهند. اگر معمولاً ذینفعان برای مشارکت در دسترس نیستند، در حین پیشرفت پروژه توصیه می شود که به طور منظم روند کار را به آنها یادآوری کنید.

4. اعضای تیم را از شرایط پروژه و تغییرات اگاه کنید

به همان اندازه که حفظ ذینفعان در محدوده پروژه مهم است، اطمینان از اینکه اعضای تیم شما نیز در جریان روند پیشرفت پروژه باشند نیز مهم می باشد. اعضای تیم باید از روند درخواست تغییر و چگونگی تأثیر بر آنها، آگاه باشند.

5. فعال باشید

یکی از بهترین راه‌ها برای جلوگیری از Scope Creep، پیش‌بینی درخواست های اضافی می باشد که ممکن است در یک پروژه ایجاد شوند. با فعال بودن، از تغییرات احتمالی جلوتر خواهید بود و با تغییرات لحظه آخری مشتریان، غافلگیر نمی‌شوید.

گاهی اوقات درخواست های تغییر، منطقی و قابل پیش بینی هستند. به عنوان یک مدیر پروژه فعال، می توانید این تغییرات را برای تأیید مشتری و ذینفعان، در اوایل پروژه پیشنهاد دهید تا اینکه منتظر بمانید که مشتریان خیلی دیرتر این تغییرات را درخواست کنند و در روند پروژه اختلال ایجاد نمایند.

مانند مثال 1، به عنوان یک توسعه دهنده وب در زمان طراحی سایت، اگر پیش بینی می کنید که مشتری در ارائه محتوای وب سایت تأخیر می کند، می توانید فعال عمل نموده و محتوا را تهیه و برای تایید به مشتری ارسال نمایید. اینکار جهت جلوگیری از درخواست‌های لحظه آخری که باعث تمدید زمان‌ تحویل پروژه می‌شوند یا هزینه‌های بسیار بیشتری برای شما به همراه خواهند داشت، می باشد.

نتیجه گیری

Scope Creep دلیل اصلی شکست اکثر پروژه ها، تاخیر و افزایش هزینه ها می باشد. به عنوان مدیر پروژه مهم است که نه تنها تأثیر Scope Creep را درک کنید، بلکه بتوانید قبل از وقوع، آن را شناسایی و دفع نمایید. تغییرات در طول یک پروژه، ذاتا بد نیستند. با این حال، باید بررسی و مدیریت شوند تا پروژه را از مسیر خارج و از هدف خود دور نکنند.

علل و نمونه‌های Scope Creep را که در این مقاله به اشتراک گذاشته شده‌اند، به خاطر داشته باشید. این مثال ها به شما کمک می کنند تا موارد مشابه را هر زمان که مشاهده کردید، تشخیص دهید. سپس می توانید یکی از 5 روش ارائه شده را برای جلوگیری از Scope Creep، در پروژه بعدی خود اعمال کنید.