اتفاقات روزمره ، اخبار مهم و دیگر مطالب میهن وب هاست را می توانید در این قسمت مطالعه کنید

Google Workspace یا فضای کار گوگل چیست؟

Google Workspace به مجموعه‌ای از برنامه‌های هوشمند گوگل گفته می‌شود. این مجموعه پیشتر با نام Google Apps شناخته می‌شد، تا اینکه در اواخر سال 2016 نام تجاری آن تغییر کرد. Google Workspace یا فضای کار گوگل برای مشتریانی که به میزبانی ایمیل در تجارت خود نیاز دارند، توصیه می‌شود. توجه داشته باشید که کارایی Google Workspace بسیار بیشتر از ایمیل می‌باشد و شامل برنامه‌ها و ویژگی‌های مختلفی است که می‌تواند بسیار مفید باشد.

تصویر(1)

ویژگی‌هایی از Google Workspace که به صورت روزانه استفاده می‌شوند

Google Workspace یا فضای کار گوگل سه پلن مختلف دارد که می‌توانید از آنها استفاده کنید. برای بسیاری از کاربران، احتمالاً پلن اول تمام نیازها را برآورده خواهد کرد. این پلن شامل موارد زیر می‌شود:

Gmail

طبق گزارش Litmus، سرویس Gmail محبوب‌ترین ارائه دهنده ایمیل، با 26 درصد از سهم بازار، پیشتاز است و بیش از 1.2 میلیارد کاربر دارد. یکی از بهترین نکته‌ها در مورد Google Workspace این است که شما یک نسخه پیشرفته و بدون تبلیغ از سرویس ایمیل را دریافت می‌نمایید.

تصویر(2)

Google Workspace یا فضای کار گوگل به شما و همکارانتان این اجازه را می‌دهد تا اکانت‌های جیمیلی بر اساس نام دامنه کسب و کارتان داشته باشید. یک کسب‌وکار بسیار کوچک با یک یا دو کاربر، می‌تواند از اکانت‌های رایگان جیمیل و برخی از ویژگی‌های آن استفاده کند. با گسترش کسب‌وکار، متوجه خواهید شد که به اکانت‌هایی با امکان مدیریت جداگانه، نیاز دارید.

تصویر(3)

Google Calendar

بسیاری از افراد جهت برنامه‌ریزی تماس با مشتریان و تعیین قرارها و یادآوری پروژه‌های مهم، به این ابزار متکی هستند. Google Calendar می‌تواند به شما کمک کند تا برنامه خود را سازماندهی نمایید.

تصویر(4)

یکی از مزایای استفاده از Calendar در Google Workspace یا فضای کار گوگل، ایجاد چندین تقویم بوده که برای همه قابل مشاهده باشند. ممکن است یک تقویم گروهی برای رویدادهایی مانند تعطیلات و جلسات منظم لازم داشته باشید. 

تصویر(5)

Google Drive

Google Drive این امکان را به شما می‌دهد تا فایل‌های خود را در یک مکان امن ذخیره کرده، به آن دسترسی داشته باشید و به اشتراک بگذارید. سپس می‌توانید از طریق هر دستگاهی به آنها دسترسی پیدا کنید. پلن Google Workspace Basic با 30 گیگابایت فضای ذخیره‌سازی به ازای هر شخص، ارائه می‌شود. نسخه‌های Business، Enterprise و Teams در Google Workspace یا فضای کار گوگل فضای ذخیره‌سازی نامحدودی را ارائه می‌دهند تا همیشه فضای کافی برای فایل‌های خود داشته باشید.

تصویر(6)

یکی از بهترین ویژگی‌هایی که در Google Drive وجود دارد، قابلیت جستجوی خاص آن می‌باشد. آیا می‌دانستید که می‌توانید بر اساس محتوای یک فایل و صرف نظر از نام آن، جستجو انجام دهید؟ با استفاده از این قابلیت، به راحتی می‌توانید آنچه را که به دنبال آن هستید پیدا کنید. 

تصویر(7)

نسخه غیر رایگان Google Drive به شما دو برابر فضای ذخیره‌سازی شخصی، پشتیبانی 24 ساعته، کنترل‌ اشتراک‌گذاری و گزارش‌دهی پیشرفته را ارائه می‌دهد.

Google Docs و Google Sheets

می‌توانید Google Docs را به وردپرس متصل کنید. این دو ابزار به شما امکان می‌دهند که Google Docs و Google Sheets را مستقیماً در مرورگر خود ایجاد و ویرایش نمایید. می‌توانید فایل‌ها را به فرمت‌های رایج دیگر نیز تبدیل کنید. این کار باعث می‌شود بدون نیاز به نصب یا خرید نرم افزار اضافی، با افراد یا شرکت‌های دیگر همکاری کرده و فایل‌ها را برای آنها ارسال نمایید.

توجه: Google Docs و Google Sheets هایی که مستقیماً در Google Workspace یا فضای کار گوگل ایجاد شده باشند، فضای ذخیره‌سازی را اشغال نمی کنند. 

تصویر(8)

یکی از بهترین ویژگی‌های Google Docs و Spreadsheets، ثبت کامنت آنلاین و ذخیره نامحدود نسخه‌های قبلی آنها می‌باشد. نسخه‌های قبلی، جزء فضای ذخیره‌سازی شما محاسبه نمی‌شوند. این امر ردیابی تغییرات ایجاد شده در یک فایل یا جبران یک اشتباه را بسیار آسان می‌کند. به اشتراک گذاری فایل‌ها با همکاران یا افراد دیگر نیز به راحتی قابل انجام است.

Google Keep

Google Keep یکی از ابزارهایی است که  اطلاعات زیادی در مورد آن یافت نمی‌شود. اگر به دنبال یک جایگزین برای Evernote هستید، Google Keep گزینه مناسبی می‌باشد.

تصویر(9)

این ابزار می‌تواند برای نگهداری سوالات متداولی که از مشتریان دریافت می‌کنید، مناسب باشد. می‌توانید در این ابزار فهرست کارها و یادداشت‌ها را ایجاد کرده و برای آنها یادآوری تنظیم نمایید. تمامی اطلاعات در دستگاه‌های شما همگام‌سازی می‌شوند. به راحتی نکات را با تیم خود به اشتراک بگذارید و پس از اتمام کار، آنها را بایگانی کنید.

تصویر(10)

کنسول مدیریت Google Workspace یا فضای کار گوگل

کنسول ادمین Google Workspace یا فضای کار گوگل به صاحبان مشاغل این اجازه را می‌دهد تا به راحتی همه موارد را از یک مکان واحد مدیریت کنند. اخیراً تغییراتی در این ابزار ایجاد شده و نسبت به قبل با Google Apps هماهنگ تر شده است.

تصویر(11)

با استفاده از این ابزار می توانید تمامی کارهای خود را انجام دهید. افزودن کاربران و گروه‌های جدید، مدیریت دستگاه‌ها، پیکربندی تنظیمات امنیتی مانند احراز‌هویت دو مرحله‌ای، افزودن دامنه‌های جدید برای کسب‌وکارتان که می‌تواند برای Gmail استفاده شود، همگی قابل اجرا هستند.

تصویر(12)

تقریبا تمام ویژگی‌های Google Workspace یا فضای کار گوگل، باید توسط سرپرست فعال شوند. برخی از این موارد نیز فقط در پلن‌های بالاتر موجود هستند. اگر یک ویژگی فعال نباشد و کاربر سعی کند به آن دسترسی پیدا کند، پیغام "not available" را مشاهده خواهد کرد.

تصویر(13)

ویژگی‌های اضافی

 در ادامه برخی از ویژگی‌هایی که ممکن است برای شما مفید باشد، آورده شده است:

• Google Chat: احتمالا نام Slack را شنیده اید. گوگل چت اساسا ابزار رقابتی جدید گوگل می‌باشد. این ابزار یک فضای کاری گروهی اختصاصی با قابلیت چت انفرادی و گروهی است. می‌توانید از طریق تعامل مستقیم با ربات‌های گوگل و برنامه‌های دیگر، مکالمات خود را کارآمدتر کنید. چت Google به صورت رایگان در تمام پلن‌های Google Workspace وجود دارد.
• Google Meet :Google Meet برقراری تماس‌های ویدیویی و کنفرانس را آسان می‌کند و به طور کامل با Google Workspace هماهنگ شده است. بنابراین می‌توانید مستقیماً از یک رویداد Calendar یا دعوت‌نامه ارسال شده از  طریق ایمیل، به جلسات بپیوندید. اگر از نسخه Enterprise برای Google Workspace استفاده می‌کنید، می‌توانید از شماره‌ تماس نیز برای زمانی که افراد به اینترنت دسترسی ندارند، بهره ببرید.
• Google Forms: احتمالاً تا به الان یک فرم را در Google پر کرده اید. Google Form راهی آسان برای جمع آوری اطلاعات از افراد می‌باشد.
• Google Slides: جایگزین مناسبی برای Microsoft Powerpoint است. می‌توانید از امکان همکاری، کامنت آنلاین و همچنین تاریخچه نامحدود نسخه‌ها، استفاده کنید.
• Google Sites: این ابزار جهت راه اندازی سایت کاربرد دارد. استفاده از این ابزار پیشنهاد نمی شود، زیرا وردپرس برای این کار بسیار بهتر است.
• Endpoint Management: اگر نگران سرقت اطلاعات‌تان توسط شخص دیگری هستید، Endpoint Management می تواند به شما کمک کند. به عنوان ادمین، می‌توانید این ابزار را فعال کرده و در صورت نیاز، داده‌های Google Workspace را از راه دور پاکسازی کنید.

ویژگی‌های بیشتر برای کاربران تجاری و سازمانی Google Workspace

توجه به ویژگی های اضافی در پلن‌های تجاری و سازمانی Google Workspace حائز اهمیت است. اگر کسب و کار بزرگی دارید و شدیدا به ایمیل وابسته هستید، این موارد می‌توانند به کاهش برخی از نگرانی‌های شما کمک کنند:

• Cloud Search یا جستجوی ابری: آیا می‌خواهید قابلیت‌های جستجوی بیشتری در Google Workspace داشته باشید؟ ویژگی Cloud Search به شما این امکان را می‌دهد تا محتوای شرکت خود را در Google Workspace یا فضای کار گوگل جستجو کنید. از Gmail و Drive گرفته تا Docs، Sheets، Slides، Calendar و موارد دیگر را می‌توانید جستجو نمایید.
• Vault :Vault به شما این امکان را می‌دهد تا ایمیل‌های سازمان خود، محتوای فایل Google Drive و چت‌های ضبط شده را مدیریت، نگهداری و جستجو کنید. می‌توانید تمام داده‌های خود را بایگانی کرده و سیاست‌های نگهداری از آنها را تنظیم نمایید.

مزایای Google Workspace

می توان گفت تمامی ویژگی‌های Google Workspace فوق‌العاده هستند. در ادامه برخی از مزایای استفاده از Google Workspace برای کسب و کارها، توضیح داده شده است.

تصویر(14)

سازگاری و راحتی استفاده از آن

یکی از بزرگترین مزایای استفاده از Google Workspace برای کسب‌و‌کار شما این است که اکثر کارمندان به استفاده از محصولاتی مانند Gmail و Google Docs عادت کرده‌اند. این موضوع، مهاجرت را بسیار آسان کرده و لازم نیست وقت خود را برای توضیح در مورد نحوه استفاده از این ابزارها به افراد جدید، تلف کنید. برخلاف Zoho یا Office 365 که ممکن است توضیح بیشتری لازم باشد.

Google Workspace یا فضای کار گوگل بیشترین سازگاری را با دستگاه‌های تلفن همراه در مقایسه با سایر ارائه دهندگان ایمیل دارد. اگر از قبل یک اکانت شخصی جیمیل دارید، گوگل با یک کلیک بین اکانت‌ها جابجایی انجام می‌دهد.

تصویر(15)

آپتایم

زمانی که صحبت از آپتایم به میان می‌آید، گوگل یکی از مطمئن ترین‌ها می‌باشد. اگر می‌خواهید جزئیات فنی را بررسی کنید، Google Workspace یک توافقنامه سطح خدمات یا SLA 99.9% برای سرویس‌های خود ارائه می‌کند. همچنین با توجه به اینکه در هر کسب و کاری ایمیل نقشی مهم ایفا می‌کند، Google Workspace هیچ برنامه‌ای برای توقف برنامه ریزی شده یا تعمیر و نگهداری ندارد. تمام دیتاسنترهای گوگل به همراه زیرساخت‌های پشتیبان ساخته شده‌اند اما مانند هر سرویس دیگری، هرگز نمی توانند 100% باشند. می‌توانید داشبورد وضعیت Google Workspace یا فضای کار گوگل را برای بررسی تمامی خدمات خود، نشانه گذاری کنید.

تصویر(16)

نحوه انتقال به Google Workspace

Google Workspace بهترین گزینه برای میزبانی ایمیل و سایر ابزارها می‌باشد. در ادامه چند مرحله جهت آغاز کار با Google Workspace برای کسب و کارها، آورده شده است:

مرحله 1

برای نسخه آزمایشی رایگان، ثبت نام کنید.

تصویر(17)

مرحله 2

با ورود به کنسول مدیریت گوگل، اکانت خود را فعال کنید. توجه داشته باشید که باید با آدرس ایمیل و رمز عبور Google Workspace خود وارد شوید. 

تصویر(18)

مرحله 3

در کنسول مدیریت، روی "Start Setup" کلیک کرده تا راه‌اندازی آغاز شود. به هر یک از اعضای تیم یک آدرس ایمیل با پسوند دامنه خود اختصاص دهید تا بتوانند از Gmail، Calendar، Meet و سایر سرویس‌های Google Workspace یا فضای کار گوگل استفاده کنند. همچنین می‌توانید به صورت دستی کاربران بیشتری را اضافه کنید.

اگر دامنه‌های دیگری هم دارید، می‌توانید آنها را نیز اضافه کرده یا پارک ایمیل ایجاد کنید.

تصویر(19)

مرحله 4

در کنسول مدیریت خود، باید مراحل تایید مالکیت دامنه خود را انجام دهید. یک کد تایید برای افزودن به وب سایت یا تنظیمات دامنه خود دریافت خواهید کرد.

تصویر(20)

مرحله 5

مرحله آخر این است که از راهنماهای شروع سریع Google Workspace یا فضای کار گوگل برای راه‌اندازی برنامه‌های جانبی مانند Google Drive، Google Calendar، Google Contacts و غیره پیروی کنید.

نکات Google Workspace یا فضای کار گوگل

پس از راه اندازی و آغاز Google Workspace، احتمالاً با چند هشدار یا خطا مواجه خواهید شد. یکی از این پیام‌ها، هنگام ذخیره عکس پروفایل نمایش داده می شود.

تصویر(21)

در Google Workspace یا فضای کار گوگل، ادمین باید به کاربران اجازه دهد تا بتوانند یک عکس پروفایل اضافه کنند. این کار را می‌توان از مسیر زیر انجام داد:

 Directory > Directory settings > Profile editing

تصویر(22)

گزینه "Photo" را علامت زده و "Save" را بزنید.

تصویر(23)

توجه داشته باشید که معمولا چند ساعت طول می‌کشد تا تنظیمات Google Workspace یا فضای کار گوگل اعمال گردد. بنابراین توصیه می‌شود پیش از بارگذاری مجدد عکس، کمی صبر کنید.

سخن پایانی

Google Workspace یا فضای کار گوگل می‌تواند یک راه حل عالی برای هر کسب‌و‌کاری باشد. جهت میزبانی ایمیل و ارائه یک روش همه کاره برای همکاری و ذخیره‌سازی فایل‌ها، بسیار مقرون به صرفه بوده و کار کردن با آن آسان می‌باشد.