برخی افراد 18 ساعت در روز کار می‌کنند اما باز هم موفق به اتمام کارهایشان نمی‌شوند. آنها معمولا همیشه مضطرب، عجول و خسته هستند. هیچکس نمی‌تواند به دلیل ساده تر گرفتن کارها، آنها را مقصر بداند اما در انتهای روز، باز هم بیشتر کارشان باقی می‌ماند. اینگونه افراد از نکات افزایش بهره وری به درستی استفاده نمی کنند. در این مقاله 12 نکته افزایش بهره وری در مدیریت گردآوری شده است که می‌توانند، زندگی حرفه ای و شخصی آنها را تغییر دهند.

تصویر(1)

فهرست عناوین مقاله:

• چرا بهره‌ وری مهم است؟
• 12 نکته افزایش بهره وری در مدیریت 

1. اعلان های خود را غیرفعال کنید.
2. اولویت های خود را بشناسید.
3. هر روز روی سه کار مهم تمرکز نمایید.
4. کارهایتان را به بخش های کوچکی تقسیم کنید.
5. از جلسات غیر ضروری پرهیز نمایید.
6. ارتباطات بیهوده را کاهش دهید.
7. تصمیماتی که به شما مرتبط است را کمتر کنید.
8. وظایف را خودکارسازی نمایید.
9. هیچوقت چند کار را باهم انجام ندهید.
10. نه گفتن را شروع کنید.
11. ریتم انرژی خود را بشناسید.
12. استراحت های منظم داشته باشید.

• جمع بندی

چرا بهره‌ وری مهم است؟

آن دسته از افراد که به صورت مرتب تکنیک های بهره‌ وری را استفاده می‌کنند، متفاوت از سایرین هستند. آنها روز خود را به گونه ای برنامه ریزی می‌کنند که کارهایشان را یکی پس از دیگری انجام دهند. این افراد تحت سلطه برنامه هایشان نیستند بلکه کنترل آنها را در دست دارند. مهم تر از همه، خیلی کمتر خسته و مضطرب می شوند.

شاید با خود فکر کنید که آنها کار زیادی برای انجام دادن ندارند یا کاری که انجام می‌دهند بسیار راحت است. شاید هم بر این باور‌ هستید که آنها در تیم های بزرگتری کار می کنند یا برنامه های بهتری در اختیار دارند اما هیچ کدام از این موارد صحیح نیست. آنها افرادی پر کار و کارآمد هستند و می دانند چطور به بهترین نحو از وقت خود استفاده کنند. به همین دلیل مرتبا و آگاهانه نکات بهره‌وری را به کار می گیرند. اگر شما نیز صاحب یک کسب و کار آنلاین هستید و حس می‌کنید به هیچ کدام از کارهایتان نمی‌رسید، نیاز به برنامه ریزی مجدد دارید.

12 نکته افزایش بهره وری در مدیریت 

1. اعلان های خود را غیرفعال کنید

تصویر(2)

اگر می‌خواهید فردی کارآمد باشید، باید تمام تمرکز خود را روی کارهایی که در حال حاضر انجام می دهید، بگذارید. یکی از بزرگترین موانع، اعلان های دائمی از سمت نرم افزار های شما است. ممکن است در حال نوشتن یک ارائه یا بررسی طرح های فروش باشید و ناگهان یک اعلان از کانال رسانه های اجتماعی یا ایمیلی از مشتری دریافت کنید و‌ همین موضوع موجب عدم تمرکز شما شود. 

حتی اگر روی اعلان ها کلیک نکنید، تمرکز خود را تنها با نگاه کردن به آنها از دست می‌دهید. حال ذهن شما باید بین دو کانون توجه، تعادل برقرار کند و این موضوع باعث اتلاف انرژی برای انجام کاری که انجام می‌دادید، خواهد شد. یک راهکار افزایش بهره وری در مدیریت این است که تمامی اعلان ها را در گوشی موبایل و کامپیوتر خود غیر فعال کنید. این نکته کوچک می تواند کمک زیادی به تمرکز بیشتر و کاهش حواس پرتی شما کند.

2. اولویت های خود را بشناسید

تصویر(3)

به عنوان صاحب یک کسب و کار آنلاین نیازی نخواهید داشت تا تمامی کارها را خودتان انجام دهید و در رأس همه تصمیمات و فرایندها باشید. کار اصلی شما اولویت بندی است اما همین موضوع می تواند به مشکلی بزرگتر منجر شود و باید بدانید که اولویت کاریتان دقیقا چیست. بیشتر افراد، هر کاری که در لیست خود داشته باشند را بدون در نظر گرفتن اهمیت آنها، اولویت قرار می‌دهند. اینگونه افراد عقیده دارند که چون آن کارها در لیست کاریشان موجود است، پس باید تمام تمرکز خود را روی آنها بگذارند اما این کار کاملا بی فایده خواهد بود. یک راه موثر برای اولویت بندی، استفاده از ماتریس آیزنهاور (Eisenhower Matrix) است. در محور x ها، بخش فوری و غیرفوری و در محور y ها، مهم و غیر مهم را خواهید داشت.

تصویر(4)

اولویت اول شما کاری است که مهم و فوری باشد. برای موارد مهم اما غیر فوری باید برنامه ریزی کنید. کارهای فوری اما غیر مهم را به هم تیمی های خود بسپارید و کارهای غیر فوری و غیرمهم را نادیده بگیرید.

3. هر روز روی سه کار مهم تمرکز کنید

تصویر(5)

شناسایی مهمترین و فوری ترین وظایف و شروع همه آنها به صورت یکجا می تواند وسوسه انگیز باشد اما راه اشتباهی برای انجام کارهای مهم خواهد بود. شما باید در پایان روز، کارهای مهم روز بعد را برنامه ریزی کنید و کارهایتان را به دو الی سه مورد در روز محدود نمایید. حتی اگر باور دارید که می توانید کارهای بیشتری را انجام دهید، سعی کنید تمام تمرکزتان را روی سه کار بگذارید این نکته می تواند در افزایش بهره وری در مدیریت شما و به طور کلی در کارهای شما بسیار تاثیرگذار باشد.

4. کارهایتان را به بخش های کوچکی تقسیم کنید

تصویر(6)

وقتی که وظایف بزرگ و پیچیده به نظر می رسند ممکن است به این فکر کنید یک روز کامل را برای انجام آنها اختصاص دهید اما همانطور که می‌دانید این کار دشوار خواهد بود. در نتیجه بهتر است به جای انجام اینگونه کارها در یک روز، آنها را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کرده و سپس به تدریج انجام دهید. با این کار، بخشهای مختلف وظایف به صورت دقیق‌تری بررسی می‌شوند و در شناسایی بخش هایی که نیاز به بهبود دارند، کمک می‌کند.

5. از جلسات غیر ضروری پرهیز نمایید

تصویر(7)

اگر تنها یک راه برای مدیریت و بهبود وضعیت کاری خود داشته باشید، این است که علت برقراری جلسات خود را زیر سوال ببرید. بیشتر جلساتی که برگزار می‌شوند، در مورد موضوعات استراتژیک و مهم بحث نمی کنند. به عبارت دیگر، جلسات صرفا به دلیل اینکه برنامه ریزی شده‌اند، برگزار می‌شوند. ساده‌ترین روش برای اینکه متوجه شوید آیا به جلسه نیاز دارید، این است که از افراد مربوطه یک سوال ساده بپرسید:

" آیا این جلسه می‌تواند در قالب ایمیل، تماس تلفنی یا ارسال پیام بین دو نفر انجام شود؟"

در اکثر مواقع، پاسخ یکی از موارد ذکر شده (ایمیل، تماس تلفنی یا ارسال پیام) خواهد بود. این نوع جلسات می‌توانند دلیل اتلاف زمان، منابع و عدم تمرکز شما باشند پس برای افزایش بهره وری در مدیریت از وقت خود به درستی استفاده نمایید.

6. ارتباطات بیهوده را کاهش دهید

تصویر(8)

شاید به نظر نیاید اما ایمیل ها می توانند به صورت پنهان وقت و انرژی شما را هدر دهند. اگر فقط یک روز وقت خود را برای بررسی ایمیل های دریافتی و ارسالی بگذارید، متوجه این نکته خواهید شد. اکثر ایمیل ها غیر ضروری یا تکراری هستند. برخی از افراد صرفا برای کارهای مهم از آن استفاده نمی کنند بلکه برای اینکه به دیگران نشان دهند در حال انجام وظایف خود هستند، ایمیل های بی دلیل ارسال می‌کنند. بدترین نمونه آن، ایمیل های گروهی است.

این موضوع باعث می‌شود افرادی که به پروژه ای خاص مرتبط نیستند از روند آن باخبر شوند. در صورتی که موضوع مربوطه می‌توانست مکالمه ای دو دقیقه ای بین دو فرد باشد. اگر شما صاحب یک کسب و کار آنلاین هستید، از تمام افراد خود بخواهید تا ایمیل‌ها را صرفا در صورت اهمیت آنها و به افرادی که لازم می باشد، ارسال کنند. نکته مهم این است که هر ارتباطی را که می توان از طریق تلفن برقرار کرد، نباید از طریق ایمیل انجام داد و البته ایمیل‌های گروهی را ممنوع یا محدود کنید.

7. تصمیماتی را که شما باید بگیرید را کاهش دهید

در طی روز تصمیم گیری های زیادی وجود دارد که باید به آنها رسیدگی کرد و این می‌تواند خسته کننده باشد. به عنوان مثال، چه چیزی بخورید، چه مسیری را برای رفتن به سرکار انتخاب کنید و غیره. این موارد کم اهمیت، انرژی شما را برای اخذ تصمیمات بزرگتر می‌گیرند. راه حل آن، حذف چنین تصمیماتی است. برای مثال، اگر تصمیم گیری در مورد نوع لباس باشد، باید یک روتین معمول برای لباس خود در نظر بگیرید. همچنین می‌توانید از قبل یک برنامه غذایی تنظیم کنید یا اولین موردی که به ذهنتان می‌رسد را انتخاب نمایید. به خاطر داشته باشید که تصمیمات کمتر برابر با انرژی بیشتر خواهد بود.

8. وظایف را خودکارسازی کنید

اکثر افرادی که سخت کار می کنند اما پیشرفت کمی دارند، معمولا یک کار تکراری را انجام می دهند. برای تمرکز روی یک کار مهم، باید کارهای دیگر را لیست کرده و به یک روتین تبدیل کنید. باید یک پروتکل برای زمانی که مشتری پیشنهادی برای تغییر در پروژه یا مبنی بر تاخیر در دریافت خدمات ارسال می کند، داشته باشید. می‌توانید برای چنین موقعیت‌هایی، یادداشت یا فهرستی از کارها تهیه کنید و به افراد خود کارهایی که باید انجام دهند را پیشنهاد نمایید. هدف ارائه پاسخ ها به صورت خودکار است و نیاز به مشارکت شما در کار نباشد. این کار می تواند تا حدود زیادی باعث افزایش بهره وری در مدیریت کسب و کار شما موثر باشد.

9. هیچ وقت چندین کار را به صورت همزمان انجام ندهید

تصویر(9)

انجام همزمان چند کار را می‌توان به عنوان یک شکست در تمام کارها دانست و این موضوع دقیقا برعکس "کارآمد بودن" خواهد بود. محدوده توجه انسان کم می باشد و بدترین کاری که می توانید انجام دهید این است که وضعیت را وخیم تر کنید. وقتی چند کار را به صورت همزمان انجام می‌دهید، نمی توانید روی هیچ یک از آنها به درستی تمرکز نمایید. متاسفانه، اکثر افراد انجام همزمان چند کار را یک قابلیت می‌دانند و با افتخار در مورد توانایی خود صحبت می کنند. حتی کارمندان خود را تشویق می نمایند تا به همین صورت باشند. این موضوع می تواند یکی از دلایل عدم کارآمدی باشد.

وقتی در حال انجام کار‌هایتان هستید، به ایمیل ها پاسخ ندهید، زمانی که در حال خواندن گزارش هستید تماس نگیرید، وقتی در یک جلسه حضور دارید، به همکاران خود پیامک ندهید. صرفا رو کاری که در حال انجام هستید، تمرکز کنید. یکی از راحت ترین راه ها برای انجام این کار این است که وقتی درحال کارکردن با کامپیوتر هستید، به حالت تمام صفحه بروید. اینکار باعث میشود که شما از عوض کردن مکرر برگه ها خسته شوید و فقط  روی برگه مقابل خود تمرکز کنید.

10. نه گفتن را بیاموزید

تصویر(10)

اگر شما صاحب کسب و کار آنلاین هستید و‌‌ احساس می کنید که باید تمامی کارها را بررسی نمایید و در راس همه تصمیمات و فرآیندها باشید، این موضوع می‌تواند مشکل ساز شود و دائماً دچار وقفه و درگیر کارهایی شوید که نیازی به نظارت شما ندارند. یکی از موثرترین روش‌ها برای استفاده بهتر از زمان و تمرکز، توانایی "نه" گفتن است. شما بی علاقه به این کارها نیستید بلکه فقط برای زمان خود ارزش قائل شدید. یک راه آسان برای انجام این کار، تاخیر در زمان پاسخگویی است.

11. ریتم انرژی خود را بشناسید

تصویر(11)

یک نکته رایج برای افزایش بهره وری در مدیریت کارآفرینان و صاحبان وب سایت این است که، زود بیدار شوند و کار خود را انجام دهند. اگرچه ممکن است این موضوع در مورد برخی افراد صادق باشد اما برای همه این چنین نیست. زیرا افراد مختلف، عادات متفاوتی دارند. نکته این است که زمان اوج انرژی خود را مشخص کنید. برای برخی افراد ممکن است صبح زود باشد، در حالی که برخی دیگر عصرها عملکرد فوق العاده‌ای داشته باشند. مجبور نیستید مانند دیگران باشید بلکه صرفا باید متوجه شوید که چه زمانی در بهترین حالت خود هستید.

12. استراحت های منظم داشته باشید

تصویر(12)

90 ساعت کار در هفته بدون استراحت، شما را تبدیل به یک فرد کارآمد نخواهد کرد. در واقع این موضوع باعث می‌شود به فردی شکاک، بی انگیزه و خسته تبدیل شوید و مشکلات جدی در سلامتی برایتان ایجاد نماید. استراحت منظم، هم به دلایل حرفه ای و هم شخصی، باید در اولویت باشد. تا زمانی که نتوانید برای تجدید قوا به خودتان استراحت دهید، امکان فعالیت با تمام ظرفیت خود را نخواهید داشت و این موضوع باعث می‌شود تصمیمات ضعیفی بگیرید. حتی اگر اهمیت استراحت منظم را بدانید، باید آن را در روال کاری خود نهادینه کنید تا موثر باشد و زمان های خاصی را به استراحت اختصاص دهید.

جمع بندی

سخت کار کردن، به این معنی است که ورودی های زیاد بدون خروجی قابل توجه داشته باشید اما بهره‌وری و کارآمد بودن و افزایش بهره وری در مدیریت به این معنا خواهد بود که بیشترین بهره را از کارهایی ببرید که بیشترین اهمیت را دارند.