مدیریت تولید محتوا در مقیاس وسیع، فرایندی پیچیده است که نیازمند برنامهریزی استراتژیک و اجرای دقیق میباشد. در محیط رقابتی امروز، محتوای باکیفیت و مستمر برای سئوی بهینه و تعامل مؤثر با مخاطبان، ضروری خواهد بود. این مقاله، راهنمایی گامبهگام است تا مدیران محتوا را در ایجاد یک چارچوب کارآمد و قابل اتکا برای مدیریت حجم بالای مطالب، از ایدهپردازی تا انتشار و تحلیل عملکرد، کمک کند. با اجرای این مراحل، میتوان به بهینهسازی فرآیندها و افزایش بهرهوری تولید محتوا در سازمان دست یافت.
مرحله اول: تقسیم فرآیند نوشتن به گامهای کوچک
اغلب تصور میشود «نوشتن محتوا» یک کار تکمرحلهای است اما در حقیقت این کار از چندین بخش کوچکتر تشکیل گردیده و اگر یک نفر بخواهد تمام این مراحل را بهتنهایی و با بالاترین کیفیت انجام دهد، حجم تولید محتوای لازم برای رشد بهدست نخواهد آمد.
تصویر(1)
فرآیند تولید محتوای هر شخص متفاوت بوده و شاید مراحل کمتر یا بیشتری داشته باشد. ایده اصلی این نیست که فرآیندها دقیقاً کپی شوند، بلکه مهم این است که تمام مراحل تولید محتوا مستند شوند. سپس میتوان از متخصصان برای کمک در برخی مراحل و مدیریت تولید محتوا استفاده کرد.
مرحله دوم: مدیریت تولید محتوا با ایجاد تقویم محتوایی سازمانیافته
برای اینکه یک تقویم محتوایی کارآمد شود، باید ساختاری دقیق و سازمانیافته داشته باشد. این موضوع بهویژه زمانی اهمیت پیدا میکند که محتوای سنگینتری مانند راهنماهای جامع، پژوهشهای صنعتی یا شبکههای محتوایی تولید میشود.
تصویر(2)
همانطور که در مرحله اول اشاره شد، "تولید محتوا" شامل دهها گام کوچک است. بنابراین اگر قرار باشد این فرآیند در مقیاس بزرگ انجام شود، باید سیستمی وجود داشته باشد که هر مرحله و وضعیت فعلی آن بهوضوح مشخص شود. در غیر این صورت، برخی اقدامات از قلم خواهد افتاد. اگر تقویم محتوایی وجود دارد، بسیار خوب است، در غیر این صورت باید در اولویت قرار گیرد. حتی اگر چنین تقویمی از قبل طراحی شده باشد، بهتر است مجددا مورد بازبینی قرار گیرد تا در صورت نیاز بهینه سازی شود. بهترین راهکار مدیریت تولید محتوا است که تمام مراحل بهصورت چکلیست نوشته شوند تا هیچ بخشی از فرآیند فراموش نگردد.
مرحله سوم: برنامهریزی تقویم محتوایی برای ۶ تا ۹ ماه آینده
یکی از مزایای برنامه ۶ تا ۹ ماهه، امکان انجام کارها بهصورت دستهای، مخصوصاً برای تحقیق کلمات کلیدی است. بهجای اینکه هر بار هنگام نوشتن مقاله وارد ابزار تحقیق کلمات کلیدی شوید، میتوان یک روز کامل را به یافتن موضوعات و کلمات کلیدی اختصاص داد. سپس این موضوعات در تقویم محتوایی برای ماههای آینده برنامه ریزی میشوند.
البته یک نکته مهم این است که برنامه ذکر شده کاملاً قطعی و غیرقابل تغییر نیست و همیشه امکان جابجایی، افزودن یا حذف گزینه ها وجود دارد.
مرحله چهارم: تسهیل مدیریت تولید محتوا با تهیه بریف دقیق برای هر مقاله
یک بریف محتوایی خوب، مسیر موفقیت نویسندگان و ویراستاران را هموار میکند. این چکیده، جهت و هدف هر مقاله را بهطور شفاف مشخص میسازد.
بریفها توسط متخصصان سئو و استراتژیستهای محتوا تهیه میشوند و معمولاً شامل موارد زیر هستند:
- کلمات کلیدی اصلی و فرعی
- نوع پست (برای مثال آموزشی، صفحه اصلی و …)
- هدف جستجو و مخاطب موردنظر
- نکاتی برای نویسنده
در مرحله بریف میتوان یک طرح کلی نیز بهعنوان راهنما اضافه کرد (که در مرحله بعد بیشتر توضیح داده میشود) یا این موضوع در اختیار نویسنده باشد.
تصویر(3)
مرحله پنجم: تهیه طرح کلی قبل از نوشتن
پیش از شروع نوشتن، داشتن یک طرح کلی دقیق برای مقاله بسیار مهم می باشد. نوشتن بر اساس طرح کلی نهتنها سریعتر از شروع روی یک صفحه خالی است بلکه باعث میشود محتوا ساختارمند و منظم باشد. علاوه بر این، کمک می کند تا ویراستاران از همان ابتدا بازخورد بدهند تا نویسنده و ویراستار هماهنگ عمل کنند.
وقتی نوشتن شروع میشود، تنها کافی است جزئیات در بخشهای آمادهشده پر شوند. این همان قدرت یک طرح کلی است که به مدیریت تولید محتوا کمک خواهد کرد.
مرحله ششم: فراهم کردن منابع کاربردی برای موفقیت تیم تولید محتوا
نوشتن راهنماهای ساده، چکلیستها و ابزارهای ارزیابی از ضروریترین موارد برای تولید محتوای باکیفیت هستند. این منابع به تیم تولید محتوا کمک میکنند تا محتوایی حرفهای و یکدست تولید نمایند.
مهمترین منابعی که استفاده میشوند شامل موارد زیر است:
- راهنمای محتوایی: مانند کتاب راهنمای داخلی تیم می باشد که در آن رویکرد نسبت به هدف جستجو، عنوان مقالات، استفاده از تصاویر، قالببندی و سایر موارد ثبت شده است.
- چکلیست مقاله: گزیدهای از مهمترین نکات راهنما که در قالب یک چکلیست سریع در اختیار نویسندگان قرار میگیرد تا پیش از ارسال پیشنویس، مرور کنند.
- ابزارهای ارزیابی نویسنده: یک سیستم امتیازدهی بر اساس راهنمای محتوا برای هر پیشنویس است. بهعنوان نمونه، یک تیم تولید محتوا از سیستم ارزیابی دقیقی استفاده میکند که شامل معیارهایی مانند لحن، ساختار، جذابیت، دقت و موارد دیگر است. این روش باعث میشود بازخوردها سازندهتر و منسجمتر باشند.
تصویر(4)
مرحله هفتم: مدیریت تولید محتوا توسط استخدام ویراستاران حرفهای
کار با ویراستارانی که هم حوزه کاری شما را میشناسند و هم سبک برند را درک میکنند، الزامی است. ویراستاران تضمین میکنند که حتی وقتی حجم تولید افزایش مییابد نیز محتوا همواره در بالاترین سطح کیفیت باقی بماند. تجربه نشان داده حتی بهترین نویسندگان نیز به ویراستاری نیاز دارند و از آن استقبال میکنند. اگر ویراستار استخدام نشود، در عمل خودتان مجبور به انجام این کار میشوید که برای شما محدودیت ایجاد می کند.
مرحله هشتم: استخدام متخصصان یا نویسندگان خبره
استخدام یک نویسنده فریلنسر در نگاه اول ساده بهنظر میرسد؛ یک آگهی منتشر و شخصی را استخدام می کنید که بتواند چند جمله را کنار هم قرار دهد. اما همین رویکرد سطحی در مدیریت تولید محتوا دلیل اصلی بیکیفیت بودن ۹۹.۹٪ محتوای اینترنت است. به جای این کار، دو گزینه وجود دارد:
گزینه اول: همکاری با متخصصان (Domain Experts)
بهترین حالت این است که افرادی استخدام شوند که دانش دستاول از موضوع موردنظر را داشته باشند.
اما سؤال این است که چطور میتوان متخصصان حوزه موردنظر را پیدا کرد؟
- برای قدم اول، باید به سراغ کسانی که وبلاگهای فعال در همان حوزه دارند رفت و به آنها پیشنهاد همکاری داد. برای نمونه، اگر وبلاگی در زمینه «مدیریت مالی شخصی» دارید، با یک جستجوی ساده مانند «بهترین وبلاگهای مالی شخصی» به فهرست وبلاگهای معتبر میرسید. سپس میتوان با نویسندگان آن وبلاگها تماس گرفت و پیشنهاد تولید محتوا برای سایت خود را مطرح کرد.
- در قدم دوم، باید به سراغ افرادی رفت که برای وبسایتهای دیگر همان حوزه، مطلب مینویسند.
گزینه دوم: همکاری نویسندگان خبره با کارشناسان
یافتن نویسندهای که هم قلم خوبی دارد و هم در حوزه تخصصی شما دارای تجربه عملی باشد، ممکن اما بسیار دشوار است. راهحل مقیاسپذیرتر این است که نویسندگان توانمند استخدام شوند و سپس آنها با کارشناسان موضوع موردنظر مصاحبه کنند. این کارشناسان میتوانند اعضای داخلی تیم یا متخصصان خارجی باشند. در این مسیر، همچنان به نویسندگان باکیفیت نیاز است. بنابراین انتخاب نویسنده باید بر اساس تجربه، نمونهکارها، دانش آن حوزه و توانایی تطبیق با دستورالعملهای محتوایی انجام شود.
مرحله نهم: شروع با آزمون عملی به همراه پرداخت دستمزد
برای همکاری با نویسندگان جدید، بهترین کار این است که آنها را ابتدا به یک دوره آزمایشی با پرداخت دستمزد دعوت کنید. این روش به شما و نویسنده کمک میکند تا مطمئن شوید همکاری و نتیجه خوبی خواهید داشت.
تصویر(5)
در این مرحله میتوان میزان حرفهای بودن نویسنده، توانایی او جهت پذیرش بازخورد و نحوه بهبود کیفیت کارش را بهخوبی ارزیابی کرد. معمولاً انتظار میرود با توجه به اینکه نویسنده با راهنماها و استانداردهای تیم بیشتر آشنا میشود، کیفیت مقاله دوم نسبت به اول بهبود چشمگیری داشته باشد. پس از هر مقاله بازخورد دقیق ارائه میشود و در پایان تصمیم گرفته خواهد شد که آیا همکاری ادامه پیدا کند یا خیر. این فرآیند باعث میشود که احتمال یافتن نویسندگان مناسب بهطور قابلتوجهی افزایش پیدا کند.
مرحله دهم: بازآفرینی محتوا در قالبهای جدید
بازآفرینی یکی از کارآمدترین راهها برای گسترش محتوا است که به معنای تبدیل یک محتوای اصلی به فرمتهای مختلف می باشد. تبدیل یک مقاله وبلاگی به خبرنامه، ویدئو، پادکست یا پست شبکههای اجتماعی نمونه ای از این مورد است. برای اینکه روش بازآفرینی مؤثر باشد، لازم است تا محتوای اصلی متناسب با فرمت جدید بازطراحی شود.
مرحله یازدهم: بهبود مستمر و بازنگری مداوم
فرآیند تولید محتوا را باید مانند یک محصول در حال توسعه که مدام نیاز به اصلاح و ارتقا دارد در نظر گرفت. بررسی شاخصهای عملکرد (مانند تعامل، ترافیک و رتبه نتایج جستجو) به شما کمک میکند نقاط ضعف و فرصتهای بهبود را شناسایی کنید. همچنین دریافت بازخورد از نویسندگان، ویراستاران، طراحان و حتی مخاطبان بسیار ارزشمند است.
جمع بندی
مدیریت تولید محتوای موفق در مقیاس بزرگ، نیازمند یک رویکرد سیستماتیک و استاندارد است. با پیادهسازی گامهای این راهنما، شامل طراحی ساختار تیمی، تعریف دقیق فرآیندها و بهرهگیری از ابزارهای اتوماسیون، سازمانها میتوانند ضمن افزایش حجم تولید، کیفیت و انسجام محتوا را حفظ کنند. تمرکز بر تحلیل مداوم عملکرد، تضمین میکند که فرآیندهای مدیریت محتوا همواره با تغییرات سئو و نیازهای مخاطبان همگام باشند. نهایتا ایجاد یک چارچوب قوی، کلید دستیابی به بهرهوری بالا و نتایج بازاریابی پایدار در محیط رقابتی است.