اتفاقات روزمره ، اخبار مهم و دیگر مطالب میهن وب هاست را می توانید در این قسمت مطالعه کنید

تعریف شاخص کلیدی عملکرد (KPI):

شاخص کلیدی عملکرد یک مقدار قابل اندازه گیری است که نشان می دهد تا چه میزان یک شرکت در دستیابی به اهداف کلیدی کسب و کار خود موفق عمل نموده است. سازمان ها از KPI ها در چندین سطح استفاده می کنند تا موفقیت خود را در رسیدن به اهدافشان ارزیابی کنند. KPI های سطح بالا معمولا روی عملکرد کلی مشاغل متمرکز هستند، در حالی که KPI های سطح پایین ممکن است روی فرآیندهای بخش هایی از جمله فروش، بازاریابی، منابع انسانی، پشتیبانی و سایر موارد متمرکز شوند.

چه عاملی باعث می شود KPI مؤثر باشد؟

KPI مخفف شاخص عملکرد کلیدی (Key Performance Indicator) است. غالباً، سازمان ها كوركورانه KPI هاي شناخته شده در صنعت را اتخاذ مي كنند و سپس تعجب مي كنند كه چرا آن  KPI تجارت آنها را به درستی بازتاب نمي كند و تغيير مثبتی مشاهده نمیکنند. یکی از جنبه های مهم اما اغلب غافل شده از KPI این است که آنها نوعی ارتباط هستند.

استراتژی KPI اینگونه است که تیم شما باید از اصول اولیه شروع کند و متوجه شود که اهداف سازمانی شما چیست، چگونه می خواهید برای دستیابی به آنها برنامه ریزی کنید و چه کسی می تواند بر اساس این اطلاعات عمل کند. این روش باید یک فرایند تکرار شونده باشد که شامل بازخورد تحلیلگران، روسای بخش و مدیران گردد. با آشکار شدن این واقعیت، شما می توانید درک بهتری از فرآیندهای تجارت با داشبورد KPI و اینکه با چه کسانی باید این اطلاعات را به اشتراک بگذارید، داشته باشید.

نحوه تعریف KPI

تعیین شاخص های کلیدی عملکرد می تواند کاری دشوار باشد. کلمه موثر در KPI "کلیدی" است زیرا هر KPI باید با یک معیار عملکرد، به یک نتیجه خاص تجاری مربوط باشد. KPI ها معمولاً با معیارهای تجاری اشتباه گرفته می شوند. اگرچه اغلب با همان رویه مورد استفاده قرار می گیرند، اما KPI ها باید بر اساس اهداف مهم یا اصلی تجارت تعریف شوند.

هنگام تعریف KPI این مراحل را دنبال کنید:

• نتیجه مورد نظر شما چیست؟
• چرا این نتیجه مهم است؟
• چگونه می خواهید پیشرفت خود را بسنجید؟
• چگونه می توانید روی نتیجه تاثیر بگذارید؟
• چه کسی مسئول نتیجه کار است؟
• چگونه متوجه میشوید که به نتیجه خود رسیده اید؟
• چند بار نتیجه پیشرفت را بررسی خواهید کرد؟

به عنوان نمونه، فرض کنید که هدف شما افزایش درآمد فروش امسال است. شما می خواهید این را KPI رشد فروش خود بنامید. در ادامه نحوه تعریف KPI آورده شده است:

• 20٪ برای افزایش درآمد فروش در سال جاری 
• دستیابی به این هدف باعث می شود تا تجارت سودآور شود
• پیشرفت با افزایش درآمدی که به دلار هزینه شده، اندازه گیری می شود
• استخدام کارمندان فروش بیشتر، برای تشویق مشتریان موجود جهت خرید محصول بیشتر
• مدیر ارشد فروش مسئول این استانداردها است
• درآمد امسال 20 درصد افزایش خواهد یافت
• ماهانه بررسی خواهد شد

تصویر(1)

SMART KPI چیست؟

یکی از راه های ارزیابی ارتباط یک شاخص عملکرد، استفاده از معیارهای SMART است. Kpi ها باید ویژگی هایی همچون قابل اندازه گیری بودن، قابلیت دستیابی، مرتبط بودن ، محدودیت زمانی و ... را دارا باشند. به عبارت دیگر:

• آیا هدف شما مشخص است؟
• آیا می توانید پیشرفت خود را به سمت آن هدف اندازه گیری کنید؟
• آیا این هدف واقعاً قابل دستیابی است؟
• هدف سازمان شما چقدر مرتبط است؟
• چارچوب زمانی برای رسیدن به این هدف چقدر است؟

تصویر(2)

 در مورد KPI های خود دقیق تر باشید

معیارهای SMART همچنین با افزودن ارزیابی های  مجدد می توانند به SMARTER تبدیل شوند. آنها این اطمینان را به شما می دهند که به طور مداوم KPI ها و ارتباط آنها با تجارت تان را ارزیابی می نمایند. به عنوان مثال، اگر شما از میزان درآمد خود برای سال جاری فراتر رفته اید، باید تعیین کنید که آیا هدف خود را خیلی پایین تعیین کرده اید یا این مورد مربوط به برخی از عوامل دیگر است.

نحوه نوشتن و توسعه KPI

هنگام نوشتن یا توسعه KPI، باید در نظر بگیرید که چگونه KPI با یک نتیجه خاص تجاری یا یک هدف مرتبط است. KPI ها باید با توجه به وضعیت شغلی شما سفارشی سازی شوند و برای کمک به شما در دستیابی به اهداف تان ایجاد شوند. هنگام نوشتن KPI این مراحل را دنبال کنید:

برای KPI خود یک هدف واضح تعیین کنید

قرار دادن یک هدف مشخص برای KPI یکی از مهمترین قسمتهای  توسعه KPI است.

KPI باید با یک هدف اصلی تجاری مرتبط باشد. این هدف باید برای موفقیت سازمان بی نقص باشد.

در غیر این صورت شما به دنبال هدفی هستید که نمی تواند نتیجه مدنظرتان در تجارت را به همراه داشته باشد. این بدان معنا است که، در بهترین حالت، شما در حال رسیدن به هدفی هستید که هیچ تاثیری برای سازمان شما نداشته است. در بدترین حالت، باعث می شود که وقت، پول و منابع دیگری که بهتر می توانند در جاهای دیگر استفاده شوند، هدر داده می شود.

راه حل اصلی این است KPI باید بیش از تعداد دلخواه باشد. آنها باید هدفی را که استراتژی سازمان شما می خواهد انجام دهد، بیان کنند. شما می توانید (یا باید قادر باشید) فقط با نگاهی به KPI ها در مورد مدل کسب و کار یک شرکت اطلاعات کسب کنید. بدون نوشتن یک هدف مشخص، همه این موارد از بین می روند.

 KPI ها را با کارمندان خود به اشتراک بگذارید

 عدم به اشتراک گذاشتن KPI با کارمندان و سایر ذینفعان باعث  ناامید ساختن آنها شده و این تصور به وجود خواهد آمد که قادر به دیدن مسیری  که سازمان شما در آن قرار دارد، نیستند.

KPI ها برای اثربخشی بیشتر نیاز به زمینه سازی دارند. این امر فقط در صورتی امکان پذیر است که آنچه را که اندازه گیری می کنید، توضیح ندهید، بلکه دلیل اندازه گیری آن را توضیح دهید. در غیر این صورت آنها فقط شماره هایی در صفحه هستند که هیچ معنایی برای شما یا کارمندان شما ندارند. در برخی از موارد ممکن است کارمندان یا شرکای شما ایده هایی در مورد چگونگی بهبود KPI های شما ارائه دهند.

KPI را به صورت هفتگی یا ماهانه مرور کنید

ورود به سیستم به طور مرتب برای نگهداری و توسعه KPI های شما ضروری است. بدیهی است که پیگیری پیشرفت شما در برابر KPI از اهمیت بسیاری برخوردار است.

همه KPI ها موفق نیستند. برخی اهداف ماهیت غیر قابل تحقق دارند یا برخی از آنها نتوانسته اند هدف اصلی مشاغل مورد نظر خود را بدست آورند. با ورود به سیستم به طور مرتب می توانید تصمیم بگیرید که زمان آن رسیده که KPI های خود را تغییر دهید یا خیر.

اطمینان حاصل کنید که KPI عملی است

عملی کردن KPI های شما یک فرایند پنج مرحله ای است:

1. اهداف تجاری خود را مرور کنید

2. عملکرد فعلی خود را تجزیه و تحلیل کنید

3. KPI  با اهداف کوتاه مدت و بلند مدت تنظیم کنید

4. اهداف خود را با تیم خود مرور کنید

5. پیشرفت و تعدیل را مرور کنید

KPI خود را به روز کنید تا متناسب با نیازهای تجاری شما متغیر باشد

KPI هایی که هرگز به روز نمی شوند می توانند به سرعت منسوخ گردند.

برای مثال سازمان شما اخیراً خط تولید جدیدی را راه اندازی کرده یا در خارج از کشور گسترش یافته است. اگر KPI های خود را به روز نکنید، تیم شما به دنبال تعقیب اهدافی خواهد بود که لزوماً تغییری در  تاکتیک یا استراتژی شما ایجاد نمی کند.

بررسی KPI های شما به صورت ماهانه (یا به طور ایده آل، هفتگی) به شما فرصتی می دهد تا مرتباً متن را تغییر داده یا روش را تغییر دهید. حتی ممکن است روشهای جدید و احتمالاً کارآمدتری برای رسیدن به همان مقصد پیدا کنید.

بررسی کنید که KPI قابل دستیابی است

تعیین اهداف قابل دستیابی برای تیم شما ضروری است.اگر یک هدفی ریسک بالایی داشته باشد ممکن است تیم شما حتی پیش از شروع کار تسلیم شده و از ادامه کار انصراف دهد. البته ممکن است هدف را خیلی پایین تنظیم کنید و بعد از آن به سرعت متوجه می شوید چقدر سریعتر از زمانی که مدنظر داشته اید به اهداف خود دست یافته اید.

اهداف KPI خود را در صورت لزوم به روز کنید

KPI ها ایستا نیستند. آنها باید همیشه تکامل یافته، به روزشده  و تغییر یابند. اگر KPI های خود را تنظیم کرده و فراموش می کنید، در معرض خطر اهدافی هستید که دیگر مربوط به تجارت شما نیستند.

به این موضوع عادت کنید که به طور مرتب عملکرد KPI  خود را بررسی کنید تا در صورت لزوم به تغییر یا حذف، تغییرات لازم را اجرایی نمایید.

استفاده از KPI به عنوان بخشی از چارچوب های مدیریت عملکرد شما

متداول ترین عناصر در چارچوب های مدیریت عملکرد، تعیین اهداف، اندازه گیری عملکرد و مدیریت کلیه فعالیت های مرتبط است.

شاخص عملکرد یا شاخص عملکرد کلیدی تنها یک نوع اندازه گیری عملکرد است. چارچوب های مدیریت عملکرد زیادی وجود دارد که با هم متفاوت هستند. هر یک از این چارچوب ها عناصری را ارائه می دهند که می توانند با هم جمع شده تا به موفقیت کمک کنند. 

10 معیاری که باید در هنگام طراحی کلید اندازه گیری اجرایی در نظر بگیرید

لیست معیارهای زیر را هنگام ساخت کلید اندازه گیری خود در نظر بگیرید:

1. مبتنی بر مقادیری باشد که توسط کاربر به تنهایی یا با همکاری دیگران تحت تأثیر یا کنترل قرار گیرد

2. عینی باشد و براساس عقیده نباشد

3. روی پیشرفت تمرکز کنید

4. کاملاً واضح و تعریف شده باشد

5. یک هدف صریح تعیین کنید

6. سازگار باشد

7. خاص باشد و با اهداف خاص مرتبط باشد 

8. دقیق باشد - در مورد اندازه گیری دقیق باشد

9. بازخورد به موقع و دقیق را ارائه دهد

10. "فرآیند تجارت" را منعکس کند - یعنی تأمین کننده و مشتری هم باید در تعریف این معیار شرکت داشته باشند

سه راه KPI که می توانند به ایجاد یک تیم بهتر کمک کنند

KPI ها، معیارهای اصلی هستند که موفقیت استراتژیک را تعریف می کنند و به عنوان معیار فعالیت برای مناطقی که ممکن است نیاز به پیشرفت داشته باشند، ابزاری اساسی برای توسعه تیم شما و دستیابی به نتایج با کیفیت بالا در سطح سازمان می باشند.

1- آزاد بودن قدرت درگیری کارمندان

مشارکت کارکنان یکی از مفاهیمی است که امروزه در دنیای تجارت درست تعبیر نشده است.

یکی از زمینه هایی که باید بیشتر مورد توجه قرار گیرد، اطلاع رسانی به کارمندان و مشارکت آنها در توسعه هدف سازمان است.

2-نقش KPI در تعامل کارمندان

KPI ها راهی عالی برای برقراری ارتباط با کارمندان شما هستند. آنها کمک می کنند تا دنیای تاکتیک های شلوغ و مبهم را از بین ببرید و آنها را به اهداف نهایی سازمان متصل کنید.

3-چگونگی تصمیم گیری در مورد KPI ، می تواند درگیر شدن کارمندان شما به سطح بعدی باشد

ممکن است از اینکه سازمان واقعاً جهت استراتژیک خود را به روشی واضح و مدون بیان می کند، تعجب کنید.

در عوض، کارمندان - از جمله برخی از مدیران نسبتاً ارشد - برای تشخیص استراتژی سازمان، باید دقت بیشتری به خرج دهند.

بنابراین، اقدامات عملکردی تجاری می تواند به عنوان راهی برای تعیین کمیت (یعنی اندازه گیری) اثربخشی و کارایی یک سازمان باشد. البته قبل از انتخاب و تعریف یک معیار عملکردی تجاری، مدیران و رهبران باید بدانند که چگونه آنها را بنویسید.